Farvel til kedelige møder

Af Lene Outzen Foghsgaard

Hvad enten vi taler om en international stor virksomhed eller en mindre gruppe af fx pædagoger eller dagplejere, så er kendskabet til kedelige møder præcis det samme: Vi kender dem alle sammen til hudløshed. Ifølge proceskonsulent og facilitator Nanna Munk er de utallige møder i vores hverdag blevet en blind plet på landkortet, som medarbejdere oplever, at de ikke kan gøre noget ved. Men møder behøver bestemt ikke at være kedelige – tværtimod.

Jeg har faktisk endnu ikke mødt nogen, der ikke kan genkende billedet af kedelige møder. Alle sidder vi i dem, mere eller mindre hyppigt, og oplever at de ikke giver mening og føles som spild af tid. For nylig var jeg facilitator i en stor international virksomhed, hvor jeg mødte helt de samme udfordringer som i den folkeskole, jeg besøgte et par uger før. Jeg oplever kedelige, ustrukturerede møder som en meget generelt udfordring – de er et blindt punkt i organisationen. Både i privat og offentligt regi.”

To gange er begrebet facilitator kommet på banen uden en nærmere introduktion. Derfor iler vi med den, for hvad betyder ordet facilitator? Hvad er det Nanna Munk kan? Facilitering kommer af det franske begreb ”facile”, der betyder nemt – overført ”at gøre nemt”. Den gode facilitator, både den interne og den eksterne, tilrettelægger og forbereder hele processen – før, under og efter – fx et møde, et seminar, en workshop eller lignende, så deltagerne føler sig i trygge hænder og kan koncentrere sig om dét, det handler om, nemlig indholdet af sammenkomsten. Det handler om at få alle deltagere og deres kompetencer bedst i spil. Sagt på en anden måde: Nanna Munks rolle, når hun bliver hyret som ekstern facilitator, er at optræde som en vejleder, der leder en gruppe mennesker igennem en proces og frem mod et mål. Nanna Munk er oprindelig uddannet cand. mag i medievidenskab og dansk. Hun skrev i 2003 speciale om faglige, virtuelle netværk og organisationsteori og blev ansat som afdelingschef i DANSK IT, hvor hun i fire år arbejdede med faglige netværk. Nanna Munk er i dag selvstændig og har en efteruddannelse i facilitering under DM, Dansk Magisterforening.

”Det levende møde interesserer mig, fordi det rummer masser af muligheder for videndeling og fælles gejst. Virtuelle netværk fungerer på andre måder og er i virkeligheden bedre til informationssøgning og konkrete spørgsmål som fx: Kender du en layouter, der arbejder i photoshop? Hvor finder jeg takster for kørselsfradrag? Det levende møde har nogle andre fordele, men det dør, hvis ikke mødet køres professionelt, og her handler det ikke nødvendigvis om at få en som mig på banen.”

For Nanna Munk betyder en professionalisering af mødet, at forberedelserne er i orden, og at der er klare rammer som alle kan forholde sig til. Hun nævner eksemplet med pædagogen eller dagplejeren, der i deres hverdag har en professionel tilgang til tingene på alle områder: Hvilke lege og aktiviteter er udviklende, kreativt og indlæringsmæssigt, hvilken mad er sundest, hvordan stimuleres børnene sprogmæssigt og motorisk osv.? Især på det offentlige arbejdsmarked er der efterhånden så stor en grad af struktur og krav om dokumentation, at de faste rammer ligger implicit, men bare ikke når det gælder møder. I både små og store organisationer ligger mødekulturen uden for ledelsesområdet. Ledelsen ser på kulturen og fagligheden og har holdninger på alle tænkelige områder, men møderne bliver glemt som et felt, der også kan påvirkes.

Den gode opskrift

Påvirkning af kedelige møder, ja tak, men hvordan? Nanna Munk taler om i alt seks gyldne regler. Den første er i virkeligheden selveste grundreglen, nemlig: Forberedelse! Faktisk gentager hun ordet tre gange på sin overhead, når hun holder foredrag om mødekultur, fordi netop forberedelsen er så essentiel. Dét at en medarbejder har skabt sig overblik over, hvad formålet og målet med mødet er? Det må stå klokkeklart. Den medarbejder kommer vi tilbage til om et øjeblik, men først et par ord om regel nr. 2: ”Drop alle er lige demokratiet”.

”I Danmark tænker vi demokratisk om vores arbejde, og på langt de fleste arbejdspladser har medarbejderen en meget uformel tilgang til ledelsen. Dét sammen med en stærk demokratisk tradition gør, at devisen ”jo flere, der kommer til orde og jo mere vi taler, jo bedre” hyldes og bliver en kvalitet i sig selv. Men at sidde i timevis og diskutere giver ikke nødvendigvis bedre resultater, tit bliver det bare til en masse gentagelser, sagt af det fåtal, der taler og derfor bliver de meningsdannende.”

Nanna Munk forklarer, at det ligger på rygmarven af os at alle som udgangspunkt skal høres og kunne give deres besyv med, og det er en fornem tanke, mener hun, men understreger at meninger kan gives til kende på en langt mere effektiv måde, end det ofte i dag er tilfældet. Hvordan kommer vi ind på under reglen ”skab dynamik – få deltagerne i gang”.

Værktøjskassen – den faste ramme

Vi har nu været igennem de første to regler. Fælles for de sidste fire er, at de alle er værktøjer – lige til at gå til. Men først en introduktion af selve værktøjskassen, hvor de hører til. Når Nanna Munk taler om, at møder er en blind plet på arbejdspladsens landkort, er hendes forklaring, at der overordnet set mangler en fast defineret struktur og ramme omkring dem – en værktøjskasse for mødet. Inden for rammen ligger så alle de forhold, der skal gøre mødet mere effektivt, inspirerende og målrettet, lige fra forberedelsestiden og en dagsorden med et klart defineret formål og mål, til en egentlig facilitator, der dirigerer slagets gang og sørger for at samle op på de resultater, der er. En klar rammer giver tryghed og overskud. Alle kender vejen.

Værktøj 1:
En facilitator med klart mandat

En facilitator er i virkeligheden en god, gammeldags mødeleder – med et lidt udvidet ansvarsområde. En Kaj Holger i Krøniken, der sidder for bordenden og holder hånd i hanke med mødet og samtidig også er ordstyrer med blik på, at alle byder ind og er aktive. Kaj Holger er dog også den, der forbereder mødet og samler op på det. Det kan lyde som et stort ansvar at skulle påtage sig for en uprøvet, men Nanna Munk forklarer, at med lidt øvelse i bagagen, kan det læres.

Først og fremmest kræver det, at facilitatoren sørger for, at mødet er velforberedt. I forvejen er der tænkt over, hvad formålet med mødet er, og hvordan vi bedst når derhen, udover selvfølgelig, at der er sat en dagsorden.

Det kan være en god ide at lade tjansen gå på tur, fortæller Nanna Munk, så det ikke automatisk er den formelle leder, der påtager sig facilitator-rollen. Men det er vigtigt, at vedkommende også har et klart mandat. At alle har nikket ja til, hvem der styrer slagets gang. Når han eller hun fx siger, at klokken er tre, nu runder vi af, så er det sådan. Ligesom man på mange arbejdsplader aftaler, hvem der tager morgenbrød med næste fredag, kan det være en fordel at slutte mødet med at udpege næste mødefacilitator. Når én først er udpeget til at tage hele ansvaret på sig, så kan alle andre koncentrere sig om udelukkende at være aktivt tilstede og byde ind.

Stikord for facilitator-rollen:
• Forberede mødet
• Gøre mødets mål og ramme klart for alle
• Opmuntre alle til at deltager aktivt
• Holde mødet på sporet
• Hjælpe gruppen med at opnå resultater
• Opsummere tydeligt resultater og beslutninger til sidst på mødet

”Med gode møder oplever jeg, at der i mange tilfælde skal færre til for at opnå samme resultater. Selvfølgelig kan møder være ligeså uforudsigelige som den hverdag, vi befinder os i, og punkter på dagsordenen kan vise sig at være langt mere omfattende, end alle lige regner med, f.eks. konflikter, der kræver bearbejdning her og nu. Her kan en løsning være at skære fra bunden af dagsordenen og udsætte punkterne til næste gang, så tiden holdes. Facilitatoren orienterer om, hvilke emner, der skydes, så alle klar over ændringerne. Der er selvfølgelig altid plads til at improvisere.”

Værktøj 2:
Hold tiden - frk. klokken er alfa og omega

Den fastsatte tidsramme kan risikere at blive berørt, hvis et emne griber om sig, og her kan facilitatoren vælge at foreslå, at mødet varer en halv time ekstra. Alle omkring bordet skal vide besked om det nye sluttidspunkt, det er meget vigtigt, og situationen må være undtagelsen frem for reglen, understreger Nanna Munk. Hun forklarer, at netop start og sluttidspunktet tit er det springende punkt, når det handler om, at medarbejdere oplever møde-kaos og meningsløshed. Tiden skal som udgangspunkt ALTID overholdes – også selvom alle måske ikke er dukket op endnu. Det er en vanesag at starte et møde til tiden. En vane, dér, hvis den bliver ændret fra en dårlig til en god, kan skabe underværker og respekt.

”Det sker jo typisk det, at kommer du som medarbejder 10 minutter for sent og oplever, at mødet endnu ikke er startet, så kommer du måske 12 minutter senere næste gang. Vi har alle travlt, og gider ikke spilde tiden. Gruppen af kolleger, der dog er mødt til tiden, vil på den anden side set føle sig til grin og på forhånd diskvalificere mødet. Mit råd er: Hold op med at vente på dem, der kommer for sent, og tag i stedet for hensyn til dem, der er kommet til tiden. Det er banalt, men uhyre effektivt. De sene skal nok begynde at være der på slaget.”

Nanna Munk peger også på sluttidspunktet som ømfindtligt. De fleste af os oplever det som meget generende, hvis et møde går over tid. Det skubber skævt til dagens andre planer. Men det handler også om, at luften kan gå ud af ballonen, diskussionen bliver jo ikke mere udbytterig af at vare en halv time længere. Tiden er et effektivt styreredskab. Når facilitatoren siger, at der er et kvarter til at brainstorme, hvorefter vi træffer en beslutning, så er det sådan der er. Et dynamisk kvarter!

Værktøj 3:
Skab dynamik – få deltagerne i gang

Gode møder har aktive deltagere, og kedelige møder har det modsatte. Vi er tilbage til Nanna Munks tese om, hvordan ”besyvet” bliver mere effektivt, så det vitterligt tæller ALLE – ikke kun de få. Rådet lyder: skær ned på plenumdiskussioner, også selvom der kun er få til mødet. Nanna Munk nævner et emne som sund kostpolitik i institutionen. Den typiske måde at behandle det på ville være at diskutere frem og tilbage i plenum, indtil alt er sagt. Det kan også være, at der tages en runde, hvor alle bliver bedt om at komme med deres umiddelbare mening. I sidstnævnte situation kan det dog let blive en længere snak med mange gentagelser. Står det til gengæld alle frit for at komme på banen, vil det i mange tilfælde betyde, at kun få melder sig, Tordenskjolds soldater! Skærer man ned på ordene i plenum og i stedet benytter andre metoder, er der både tid og meninger at hente.

• Lad folk tale og summe sammen to og to i 10-15 minutter, så alle får tænkt sig om og også sagt deres holdning højt til i hvert fald sidemanden. Når der senere spørges til holdninger på området, markerer folk, og facilitatoren spørger løbende: ”Er der andre holdninger, vi skal have med.” På den måde undgås gentagelserne.

• Giv måske en tidsramme på ti minutter, hvor alle hver især kan summe over emnet og evt. skrive ned, hvad deres synspunkter er. Det sikrer, at deltagerne har gjort sig klart, hvad de mener, før snakken tages i plenum. Enten foreslår facilitatoren en hurtig runde, et minut pr. deltager (kommer an på antallet), eller også byder deltagerne selv ind med holdninger og igen opfordres til, at det er nye input, der ytres, ikke gentagelser.

• Del evt. gruppen op i to-fire mindre grupper, der går hver til sit og får et kvarter til at tale sig frem til nogle synspunkter, som så præsenteres på mødet.

Nanna Munk forklarer, at når alle har fået rum og tid til lige at reflektere, vil alle også opleve sig som aktivt deltagende. Man har sikret sig en bredde i perspektiverne, fordi flere forhåbentlig har lyst at ytre sig, når de har haft tid til at overveje deres holdninger. At dele deltagerne op i mindre grupper har samtidig den fordel, at de personer, der måske har svært med at ytre sig i en større sammenhæng, alligevel får sagt deres mening højt. Jo mere, man deler folk op, jo mere tid er der i princippet til den enkelte.

Værktøj 4:
Variation – brug forskellige metoder på samme møde

Som i alle andre af livets tilfælde er variation det krydderi, der gør, at det hele bliver lidt sjovere og mindre forudsigeligt. Handler det om møder, anbefaler Nanna Munk, at der eventuelt benyttes flere forskellige summe-metoder på samme møde. Det kan også være, at der skiftes mødelokale fra gang til gang. At alle står omkring en flipover eller en tavle. At der gås tur, mens man to og to udveksler synspunkter. At man sidder på puder på gulvet (eller hoppepuder). Ser en indledning af en film, som introduktion til mødet, hører et stykke musik. Får fortalt en anekdote. Alle kneb gælder, så længe de er relevante og falder inden for rammen. Det handler om at holde folk til ilden uden dog at tabe tråden.

”Til sidst på mødet er opsamlingen alfa og omega. Hvad har vi besluttet? Er alle med på dagens resultater? Og så skal de resultater selvfølgelig bringes med videre. Pointen er jo, at mødet ikke er en boble uafhængig af resten af arbejdslivet. Mødet hænger til enhver tid sammen med det, der er gået forud og det, der kommer, og afslutningen af et møde skulle derfor gerne gå over i forberedelsen af det næste. En forandring i arbejdskulturen er altid svær, men har du først én gang prøvet at deltage i et godt styret møde, så ønsker du aldrig at vende tilbage til den gamle model.

Nanna Munk holder foredrag og arrangerer workshops om lærende møder. Hun underviser derudover i facilitering og tager også selv ud som ekstern facilitator på små og store møder. Læs mere på www.munkogmening.dk