Fasthold medarbejdere med en god start
Det er endnu vigtigere at fastholde nye medarbejdere, når det er svært at rekruttere. På Københavns Professionshøjskole har forskere fundet frem til en række greb, som kan sikre en god onboarding, for man ved, at hvis man først får medarbejderen godt med ombord, så bliver de længere i ansættelsen.
Tekst og foto Agnete Solvej Christiansen
De fleste har prøvet at være ny på en arbejdsplads. Man har overvejelser om, hvordan det mon bliver, måske har man tanker om, hvor man skal gå hen, når man møder frem til arbejdspladsens adresse, og om der mon er nogen til at tage imod én.
Og netop den erfaring, som de fleste har med at være ”den nye” på en arbejdsplads, skal bruges til at tage godt imod nye kollegaer.
”Vi har alle sammen prøvet at være nye et sted. Vi vil gerne have, at arbejdspladser, der tager imod en ny medarbejder, tager udgangspunkt i netop disse erfaringer. Hvad mærkede du? Hvad var du nervøs for? Hvad skræmte dig fra vid og sans. Tænk tilbage på det. Så starter samtalen der. Hvad kunne du gøre anderledes?” siger Dragan Radic, der er chefkonsulent på Københavns Professionshøjskole.
Gevinsten er fastholdelse
At have en systematik for, hvordan man tager godt imod nye kollegaer, hedder onboarding.
Dragana Radic er sammen med Gunvor Gornitzka chefkonsulenter på Københavns Professionshøjskole, og de arbejder med onboarding. De har netop afsluttet et projekt, der udvikler en systematik for, hvordan man ved at skabe en god første tid for nye velfærdsprofessionelle kan sørge for, at de bliver længere i ansættelsen. På den måde undgår man personalegennemtræk og spild af ressourcer.
”Det har også den afsmittende effekt, at det skaber en god kultur i gruppen,” siger Dragana Radic.
Et godt første redskab, når man skal finde ud af, om ens arbejdsplads kan skabe en bedre onboarding, handler om mentalisering. Det vil sige, at man simpelthen skal sætte sig i den nye kollegas sted. Det kan man gøre ved at tænke på, hvordan man selv havde det, da man skulle til at have sin første arbejdsdag, og hvad der kunne have gjort den bedre, påpeger Gunvor Gornitzka.
Sæt dig ind i den nyes sted
”Hvad kunne have gjort, at du selv var mindre nervøs på dag et? Måske var det, at Bente fra Sommerfuglestuen havde ringet ugen forinden og sagt ”hej, det er mig, der er din nye kollega. Vi mødes ude foran, så følger jeg dig ind. Man bør som arbejdsgiver bruge noget energi på at mentalisere sig frem til disse ting,” siger Gunvor Gornitzka.
Når man starter på en ny arbejdsplads, er det en sårbar fase, hvor den nye medarbejders følelser i høj grad er i spil. Det betyder, at hvis man ikke kan se mening, ikke føler sig hjulpet og føler sig alene, så kan man hurtigt komme til den konklusion, at det ikke er et sted for en at være, forklarer Gunvor Gornitzka.
”Det er vigtigt, at man som arbejdsgiver formår at skabe tryghed, så den nye medarbejder kan vokse ind i gruppen, kulturen og de opgaver, som vedkommende skal løse. Det skaber arbejdsglæde,” siger hun.
En anden ting, der skaber arbejdsglæde, er at sørge for, at den nye medarbejder ret hurtigt kommer i gang med den konkrete arbejdsopgave.
”Man ved fra psykologiforskningen, at vi mennesker har et grunddrive for at mestre og føle autonomi og mening med det, som vi gør. Et sådan drive kan hurtigt blive undergravet, hvis vi ikke føler mestring eller mening og bliver en passiv modtager af ny information,” siger Gunvor Gornitzka.
Undgå informationsload
Når man modtager nye medarbejdere, så må man gøre sig umage for ikke at drukne dem i information, lyder det enstemmigt fra Dragana Radic og Gunvor Gornitzka.
”Mange arbejdspladser hælder med bedste intention massevis af information udover deres nye medarbejder de første par dage. Men det virker ikke særligt godt. Det virker langt bedre at vende perspektivet om og tage udgangspunkt i, hvad medarbejderen har brug for at vide i stedet for, hvad arbejdspladsen gerne vil fortælle,” siger Gunvor Gornitzka.
En god onboarding kan fastholde, men det kan også rekruttere, påpeger Dragana Radic.
”Et sted kan brande sig på, hvad de kan tilbyde nyuddannede. De nyuddannede er jo i en position, hvor de kan vælge og vrage, og så vælger de at arbejde der, hvor der er nogle udviklingsmuligheder,” siger hun.
Hun påpeger, at steder, der tilbyder et mentorprogram som en del af deres onboarding, især kan tiltrække unge.
”Man får et ry for at være et sted, der er rart at være. Især blandt de unge går snakken om, hvilke steder der er gode, og hvilke steder som man skal undgå.”
Læg en plan
Gunvor Gornitzka og Dragana Radic peger på, at den nye generation generelt set ikke har den samme loyalitet overfor en arbejdsgiver, som tidligere generationer havde.
”De jobshopper, som vi kalder det. Så udover at tænke over, hvordan vi kan fastholde dem, så skal vi også konkurrere om, hvordan vi overhovedet kan tiltrække dem i første omgang. Vi kan se, at det fungerer godt for mange, at de får lagt en individuel plan,” siger Dragana Radic.
Udover at den nyansatte skal kunne se, hvordan kerneopgaven løses, så er der også en inklusionsproces, når man har en ny medarbejder på en arbejdsplads.
”Især hos nyuddannede unge mennesker betyder det meget at blive en del af fællesskabet. Og det kræver, at der er nogle faste videnpersoner, som man kan gå til i den indledende periode. Og det kræver også, at man følger op løbende, så man ikke lover en masse, som ikke bliver overholdt,” siger Gunvor Gornitzka.
Feedback giver god start
Feedback er et andet vigtigt redskab, når man har med nye medarbejdere at gøre.
”Vi ved, at det især er vigtigt for den nye generation at få hyppige tilbagemeldinger i forhold til deres arbejde. Det er vigtigt at have en struktur for at gøre det, for det kan være svært at give negativ feedback. Så det handler om at finde en fælles metode for, hvordan det bliver legitimt at tale om, hvad der fungerer godt, og hvad man som ny medarbejder har brug for at blive trænet yderligere op i,” siger Dragana Radic.
God onboarding, der fastholder medarbejderen, behøver ikke at være hverken tidskrævende eller dyr. Undersøgelser peger på, at arbejdspladser allerede bruger op mod 70 timer på onboarding.
”Det er mange timer at bruge i løbet af de første 14 dage. Hvis man i stedet kunne vende den om og sige, at hvis jeg har 70 timer, hvordan giver det så mening at bruge dem. Det skal man også inddrage den nyansatte i, så det giver mening for alle parter,” siger Gunvor Gornitzka.
Dragana Radic og Gunvor Gornizka mener, at udformningen af arbejdspladsens onboardingforløb kan tilrettelægges i løbet af en eftermiddagsworkshop.
”Vores erfaring er, at det er vigtigt, at alle er involverede i denne proces. Det skal ikke bare være lederen, tillidsrepræsentanten og AMR’en, der beslutter, hvad der skal gøres. Det er vigtigt at inddrage erfaringer fra medarbejdere, som har været gennem processen,” siger Dragana Radic.
Sådan laver I god onboarding
Mentalisering
Sæt dig ind i den nye medarbejders sted. Sørg for, at modtagelsen er behagelig for den nye, så den første spænding kan lægge sig.
Information
Lad hurtigt den nye medarbejder komme i gang med konkrete opgaver. Giv information, når behovet opstår, og lad være med at drukne den nye medarbejder i information.
Mentorer
Hav en faglig mentor, som den nye kan gå til med tvivlsspørgsmål, og som sørger for systematisk feedback. Hav også en social mentor, som kan tage den nye medarbejder med til pause og fredagsbar, og som kan hjælpe til, at den nye falder godt til socialt.
Læg en plan
Sørg for, at der bliver lagt en individuel plan for den nye medarbejder, der tager udgangspunkt i medarbejderens faglige ambitioner.