Kommunikation

Af Elisabeth Lockert Lange

EN TJENSTLIG SAMTALE ER ALTID SVÆR

Antallet af tjenstlige samtaler stiger i daginstitutionerne, og en sådan samtale er altid svær, ikke kun for den som bliver indkaldt til den, men også for lederen og for tillidsrepræsentanten. Desto vigtigere er det at alle parter kender og følger spillets regler, giver hinanden tid til at tænke sig om, gør tingene skriftligt og udtrykker sig klart og præcist.

Sonja på blå stue skal til medarbejderudviklingssamtale og forbereder sig på at tale med sin leder om, hvad hun synes, der kan udvikles i hendes arbejdssituation. Men hurtigt udvikler samtalen sig til at handle om alt det lederen synes, at Sonja ikke lever op til. Hun er totalt uforberedt, intet af det har hun hørt noget om før, og hun går ud af kontoret med en lang liste af kritik af sit arbejde, som hun vist nok skal gøre noget ved.En sådan oplevelse lyder måske usandsynligt, men det sker slet ikke så sjældent at en helt anden slags samtale ender som det, der burde have været indkaldt til som en tjenstlig samtale, med alt det der hører til en sådan.

I dette tilfælde bliver Sonja så chokeret at hun har svært ved at fortsætte på institutionen. Hun bliver mere og mere usikker, »var det sådan hun skulle gøre eller ikke gøre«, og efter nogen tid i en nedadgående spiral melder hun sig syg.

Det behøver ikke være sådan. En tjenstlig samtale er aldrig en behagelig oplevelse for nogen af parterne, men den kan forberedes, håndteres og udføres på en måde, så fx Sonja får mulighed for at forberede sig på kritikken af hende, får støtte af tillidsrepræsentanten under samtalen og en reel mulighed for at efterleve de konkrete forbedringer, som lederen ønsker. Det handler om kendskab til hvad en tjenstlig samtale kræver og indebærer. Og det handler om klar kommunikation.

Øget pres på ledere og medarbejdere

Antallet af tjenstlige samtaler på daginstitutionerne stiger støt. Det gælder både antallet af de tjenstlige samtaler, som tillidsrepræsentanterne selv »klarer« ude på institutionen og dem de fagligt ansatte i LFS bliver inddraget i.

Den overordnede regel er, at så længe samtalen holdes på institutionsniveau dvs med lederen, så deltager tillidsrepræsentanten som bisidder for medarbejderen, eller en anden hvis medarbejderen vælger det. Hvis den tjenstlige samtale derimod sker på lokalcenterniveau, så er LFS i skikkelse af en faglig sekretær med som bisidder. Hvis en leder eller en tillidsrepræsentant kaldes til tjenstlig samtale er LFS altid med.

At antallet af tjenstlige samtaler er stigende kan der være mange – også gode – grunde til. Nedskæringer og tidspres på grund af flere børn til færre ansatte, flere administrative opgaver lagt på lederne og den nye for mange kaotiske styring af økonomien er de umiddelbare hovedårsager til det øgede pres på både leder og ansatte. Det betyder, at man oplever, at der ikke er plads til dem, som ikke non-stop kan køre på fuld kraft, kommunikationen bliver dårligere, alles lunte er kortere, og vejen til en tjenstlig samtale er derfor også blevet meget kortere.

Så meget desto vigtigere er det at sådanne tjenstlige samtaler, som kan være første trin i et forløb som ender med en fyring, gøres ordentligt. En tjenstlig samtale er ofte et knæk for den, som indkaldes til den, og en fyring kan være en uoprettelig menneskelig tragedie for den, der bliver fyret. Omvendt er det som regel også både svært og ubehageligt for den leder, som af hensyn til institutionens ve og vel føler sig nødsaget til at indkalde til en tjenstlig samtale.

Det er vigtigt i sådanne situationer, at både medarbejder, leder og tillidsrepræsentant kender – og følger – regler- ne for deres respektive roller, regler som er lavet for at beskytte alle parter. Man bør forebygge i fredstid, opstille og drøfte spilleregler for samarbejdet på institutionen.

»Formålet med en tjenstlig samtale er at løse et problem og bilægge en konflikt så tidligt som muligt, og før det udvikler sig til noget meget mere problematisk. Formålet med en tjenstlig samtale er ikke at være optakten til en afsked. Det er grundlæggende i forvaltningsprincipper, at man altid bruger den mindst indgribende adfærd: hvis der kun er brug for en påtale, skal man ikke bruge noget stærkere. Selvom vi desværre også ser, at den tjenstlig samtale bliver brugt som formalia til at få noget konkret på en medarbejder, som man allerede har besluttet at fyre«, siger faglig sekretær Fin Hansen og tilføjer:

»Det allervigtigste er, at lederen, når hun har besluttet sig til dette skridt, er åben og kan sige tingene til medarbejderen, så hun er i stand til at tage det til sig. At lederen ikke virker som en mur. Der er ikke noget odiøst i at kræve ændringer, men jeg vil sige, at lederen bør kunne sige det ordentligt, ellers har hun et ledelsesmæssigt problem.«