Over de sidste fire år har der været mindre og mindre fravær i klynge Bi2. Det giver mere personale til at løfte kerneopgaven. Dermed er der også flere varme hænder på legepladsen. Her får pædagog Jane Hemmingsen (th) dog en hjælpende hånd fra Kamilla-Lucias (lilla fyverdragt) mor, Sandra.

Sygefravær og trivsel:

Klynger, dialog og tydelighed er vejen til lavere sygefravær

Arbejdsmiljø. Klynge Bi2 i Bispebjerg har reduceret sit sygefravær markant. Fra i 2013 at have haft 16,9 dage pr. årsværk om året, ligger fraværet i 2014 på 9,5. Selv med alle de forbehold der kan tages, er det markant. Baggrunden er et bevidst og konsistent fokus på dialog, tydelighed og fællesskab.

Tekst: Jon Arskog

Hvor der er fest er der glæde - og hvem vil ikke gerne være med til festen? Klicheer er der nok af, men der er nu noget om snakken. Når særligt det kortere varende sygefravær i den enkelte institution er anderledes højere end andre sammenlignelige institutioner, så er det sandsynligt, at det er fordi nogen har ondt i arbejdsglæden eller ikke er en del af arbejdsfællesskabet. Så er der hverken glæde eller fest.

Glæden ved at gå på arbejde spiller alt andet lige ind på ens psykiske tilstand og motivation til at gå på arbejde.

Det er den ene side af sagen, men er man syg, så er man syg, lyder det fra klyngeleder i BI2 i Bispebjerg, Mark Burvad.

Siden klyngerne blev etableret i 2011 har han været leder af Bi2 og har arbejdet systematisk med at nedbringe et sygefravær, der var for højt.

Inden klyngerne blev etableret var sygefraværet i de institutioner, der i dag udgør klyngen, på 21,2 dage pr. årsværk. Ifølge Københavns Kommunes årsrapport om sygefravær i 2014 var klyngens gennemsnitlige sygefravær i løbet af 2011 17,5 dage opgjort pr. årsværk, mens det i 2014 var reduceret til 9,5 dage, hvilket er næstbedst i sygefraværsstatistikken for 2014 - en placering på listen, som Bi2 deler med klyngerne A18 og 19. Kun klynge Ø7 ligger bedre med et gennemsnit på 8,0 sygedage.

Nu er det ikke nogen konkurrence og områderne er indbyrdes svære at sammenligne, men for alle på top 10 listen er der tale om væsentlige ’turnarounds’ i deres sygefraværsstatistikker.

For Bi2’s vedkommende kom forandringen fra 2013 og til 2014, hvor klyngens sygefraværsstatistik tog et markant hop fra 16,9 dage til de 9,5 dage. Væsentligt lavere en de andre 10 klynger i området Nørrebro-Bispebjerg, hvor gennemsnittet er 14,7 dage.

En udvikling, som Gunilla Martens, der arbejder med arbejdsmiljø og sygefravær i BUF - og som blandt andet var projektleder på Pioneerprojektet, kalder markant.

”Det ER markant at gå fra 16,9 til 9,5. Så vi skal have kigget på, hvad det er de har gjort for at nå dertil,” siger hun.

Fire gode grunde til lavere fravær

Ja, hvad er det egentlig der har ført til den markante nedgang i klynge Bi2, der råder over 117,4 årsværk, fordelt på ca. 120 til 140 medarbejdere.

Ifølge Mark Burvad er det mange indsatser og udviklinger, der slår igennem i forhold til både det korte og det lange sygefravær.

”Jeg har altid haft fokus på fravær. Det har altid været et ledelsesmæssigt fokus - også før klyngestrukturen, men med klyngerne er der opstået andre muligheder for at arbejde med fravær og ikke mindst trivsel.”

”Tidligt i klyngens liv fik vi arbejdet værdier og principper for klyngen på plads. Vi forsøgte fra start at have en fælles mission. Personalegrupperne på tværs af klyngen kom på kurser sammen for at styrke deres faglighed, kollegaskab og det at vi er én klynge og én arbejdsplads. Derudover har vi sat fokus på velfungerende TRIO`er i alle enheder, og ikke mindst som en konsekvens af det, et godt samarbejde i MED-udvalget. Det har gjort spørgsmålet om fravær og trivsel til en holdindsats og et spørgsmål om kulturen på arbejdspladsen,” siger han og peger derudover på fire væsentlige årsager til den markante nedgang i sygefraværet.

”Som forberedelse til dette interview har jeg spurgt de pædagogiske ledere, næstformanden i klyngens MED samt arbejdsmiljørepræsentanten i MED om, hvad de ser som mulige årsager er til, at vi er nået hertil. Ud fra min egen og deres vurdering handler det om fire ting: Det er vores systematik i måden at arbejde med fravær på, det er vores fokus på faglighed, på trivsel og på den måde vi håndterer fravær på, når det er der,” siger Mark Burvad.

Flere øjne på sagen

”Systematik i arbejdet handler om den måde vi samarbejder på i ledelsesteamet, hvor vi spiller hinanden gode. Vi har et bevidst fokus på fravær: Jeg kigger på det en gang om måneden, mens klyngens seks pædagogiske ledere følger det løbende og kan gribe ind. De ved, hvornår fraværet skal håndteres og kan tage nogle omsorgssnakke med vores medarbejdere før det udvikler sig og bliver til indkaldelser til tjenstlige samtaler. Omvendt kan medarbejderne også sige, at de har brug for en samtale, hvis der er noget de har brug for,” fortæller han.

”Vi benytter os af de muligheder, der er for synergi i ledelsen og sidder fx altid to pædagogiske ledere til sygefraværssamtaler - og skulle det blive til en tjenstlig samtale, så er det en pædagogisk leder og mig, der tager den. En løbende sparring før, under og efter samtalen gør os klogere og giver den bedste dialog om samtalen og den enkelte medarbejder - og hvad der skal til for at den sygemeldte medarbejder kan komme tilbage på arbejde,” siger han og understreger, at både indkaldelse til samtaler og selve samtalerne skal foregå, så medarbejderne føler sig så trygge som muligt og ikke frygter samtalen.

”Det skal jo handle om at finde løsninger og få medarbejderen tilbage på arbejde, hvis det overhovedet kan lade sige gøre,” siger han og peger på, at en medarbejder muligvis godt kan løse nogle skriftlige opgaver hjemme eller andre opgaver i institutionen, hvis der er tale om fx et brækket ben.

”Så kunne vi jo tilbyde en taxa til og fra arbejde,” siger han og understreger at alt skal være muligt med respekt for driften.

Faglig udvikling giver ejerskab

Perspektivet på faglighed handler for Mark Burvad om, det fokus alle medarbejderne har på gerne at ville løse deres opgaver bedst muligt. Det skal understøttes på tværs af klyngen, siger han.

”Vi prøver til fælles klyngearrangementer at skabe mere viden og fagligt engagement. Vi har fx haft Anders Seneca ude at fortælle om, hvordan vi kommer tættere på kerneopgaven. Vi holder klyngeaftner og klyngedage, hvor alle personalegrupperne er med, hvor vi forsøger at skabe et fællesskab på tværs af klyngen. Det er der stor opbakning til. Alle har en bevidsthed om at alle klyngens medarbejdere har betydning for opgaveløsningen, men at vi bare har forskellige roller,” siger han.

”Vi nedsætter arbejdsgrupper på tværs af enheder om alt muligt. Det kan være køkkenmøder, men det kan også være pluspladser, hvor der kan udveksles viden på tværs af enhederne . TRIO’erne fra de forskellige enheder mødes også på tværs, og så har vi lagt kalenderen sådan at alle enheder har deres personalemøder på samme dag, så vi kan arrangere fælles personalemøder. Resultatet er, at der er kommet en kultur om, at medarbejderne gerne vil på arbejde,” siger han.

Det handler om at skabe trivsel

Mark Burvad er dog godt klar over, at al den snak om fravær kan give en dårlig stemning. I forhold til trivslen forsøger klyngens ledere og medarbejdere derfor i stedet at se på problemet med positive øjne. Det handler om at fokusere på andet end fravær. Langt flertallet har jo ikke det store fravær, påpeger Mark Burvad og snakker i stedet om langtidsfriskhed og hvad der er årsagen til at nogle aldrig har fravær.

”Vi havde en oplægsholder ude, om det at være langtidsfrisk. Det gjorde, at vi kiggede på, hvem der ikke havde fravær igennem et helt kalenderår og spurgte til, hvordan det kunne være at de ikke havde noget fravær. Deres svar var hensynet til kollegerne. De tænkte ganske enkelt slet ikke på at skulle melde sig syge. Der måtte vi så også snakke om, at man ikke skal gå på arbejde syg,” siger han.

”Nå folk er syge, så er de syge. Og der er det så vigtigt at tage ansvar for, hvad vi som kolleger og medarbejdere kan gøre for at gøre fraværet kortere. Der er det måde vi gør det på, det drejer sig om,” siger han.

”Der er vi som arbejdsplads tydelige omkring fravær og det at alle har et ansvar for og en fælles interesse i at tale om det,” fortæller han.

”Vi har måttet sige farvel til nogle medarbejdere, som vi ikke havde mulighed for at fastholde, men jeg oplever ikke, at vi har fyret os til en bedre statistik. Vores udgangspunkt er at fastholde vores medarbejdere. Og uanset hvad, så er det vigtige at arbejde respektfuldt med det og den enkelte medarbejder. Vi har fået tilbagemeldinger fra medarbejdere, som takkede for den måde det var blevet håndteret på, selvom vedkommende ikke kunne blive i stillingen.”

Siden Mark Burvad overtog klynge Bi2 har han sammen med ledere og medarbejdere arbejdet for at skabe en kultur, hvor medarbejderne føler ejerskab til hverdagen og hjælpes tilbage til den, når sygdom rammer og trivslen halter.

Det tidlige fokus virker

Mark Burvad refererer en af klyngens pædagogiske ledere, som for nylig havde haft tre samtaler med medarbejdere, der havde for højt fravær.

”Den ene havde 21 dage fordelt over otte perioder i løbet af otte måneder, en anden havde 12 dage fordelt på seks perioder på seks måneder. De gik til at have henholdsvis en dag på 12 måneder og en dag på seks måneder. Den tredje var der ingen ændring på,” fortæller Mark Burvad, der konstaterer at det altså virker.

I et andet eksempel peger han på en situation, hvor der var opstået samarbejdsvanskeligheder og et sygefravær som følge af problemet. Her blev medarbejderen straks kontaktet med henblik på en samtale om situationen. Efter samtalen mødte medarbejderen tilfreds på arbejdet igen.

”Samtaler om hvordan medarbejderen kan komme tilbage på jobbet bliver jo et lovkrav efter fire uger, men hvorfor ikke gøre det før og få løst eventuelle problemer,” spørger han.

”Det vigtigste er at behandle hver enkelt situation med respekt. Alle situationer er forskellige og kræver en individuel tænkning. Vi har fokus på at gøre det på et tidligt tidspunkt. Og når vi gør det, er samarbejdet mellem de tillidsvalgte og ledelsen meget vigtigt. Her oplever jeg, at vi har et tillidsfuldt samarbejde, hvor vi ønsker at lykkes med det,” siger han.

Fokus på tydelighed

Mark Burvad vil ikke kalde klyngens fokus på sygefravær for konsekvent. Han vil hellere kalde det konsistent.

”Vi går ind i en dialog med medarbejderen og prøver at se mennesket bag medarbejderen. Det vi arbejder på er at give medarbejderen medejerskab til situationen. Medarbejderen skal ikke selv løse situationen, vi skal løse den sammen. Jeg håber, at det er den ordentlighed medarbejderne også oplever. Det er vigtigt, at medarbejderen selv tager et ansvar, det er ikke alene arbejdspladsens opgave - ligesom det sommetider også kun er medarbejderen selv, som kan tage ansvar for situationen.”

”For mig er det vigtigt, at vi som ledelse handler på et tidspunkt, hvor det er muligt at håndtere problemet, at vi er proaktive og behandler medarbejderne med respekt - at de føler sig lyttet til og er trygge.”

”Der synes jeg, at vi har nogle pædagogiske ledere og nogle TRIO’er, der gør et fantastisk stykke arbejde”

1400 flere dage i året

”Når vi kigger på 2013 til 2014, så kan man se at det er på både det korte og lange sygefravær, at vi har fået resultater. Det er derfor ikke bare fem langtidssyge, der er håndteret, men også dem med hyppigt fravær. Det betyder, at vi som arbejdsplads har langt flere ressourcer til rådighed. Hvis vi siger at flere ressourcer giver mulighed for mere arbejdsglæde, så er det jo også en god udvikling at tage med, når vi taler arbejdsmiljø.”

”Med lidt lommeregning kan man sige at, når vi førklyngerne blev indført havde 21,2 fraværsdage for hver af vores ca. 120 medarbejdere om året og vi i 2014 har reduceret det med 11,7 dage til 9,5 dage pr. medarbejder, så har vi fået ca. 1.400 arbejdsdage mere til kerneopgaven •

---

4 forhold, der bringer sygefraværet ned

Skal sygefraværet ned viste Pionerprojektet fire forhold, der skal arbejdes med.

• Et godt samarbejde i Trio’en (lokal leder, lokal TR og lokal AMR)

• Fokus på at udvikle kerneopgaven

• En engageret leder, der anerkender problematikken og prioriterer arbejdsmiljø og udvikling

• En høj grad af social kapital - tillid, retfærdighed og samarbejdsevne på arbejdspladsen.

Læs mere om erfaringerne fra Pionerprojektet på Mit BUF (link er ikke længere aktivt, red.).

Læs også ”Klyngerne har fjernet de små ø-riger”