Ny SOF-direktør indstillet på livtag med bureaukrati

De udførende medarbejdere i SOF bruger i snit 18 procent af deres arbejdstid på at dokumentere. Det er mindre, end de fleste troede. Men det er stadig så meget, at der skal forenkles, siger den ny direktør for SOF, Nina Eg Hansen, der regner med at kunne indfase en ny model for dokumentation i 2017.

Tekst: Anna Louise Stevnhøj

Der holder en mand på en handicapscooter ved bagindgangen til Københavns Rådhus. Han prøver at overtale rådhusbetjentene til at hente socialborgmesteren. Han vil nemlig klage direkte til borgmesteren.

En etage længere oppe tager den ny administrerende direktør for Socialforvaltningen, Nina Eg Hansen, imod på et kæmpemæssigt kontor med en søjle i midten. Der er ikke mange personlige effekter på de mange kvadratmeter.

”Jeg har simpelthen ikke nået at flytte rigtigt ind endnu,” fortæller Nina Eg Hansen. Hun har, siden hun tiltrådte 1. marts, i stedet prioriteret at få besøgt så mange af forvaltningens tilbud som muligt.

”Men jeg må nok erkende, at der er lang vej endnu. Socialforvaltningen har ca. 300 tilbud, så det kommer til at tage tid. Min ambition er at finde tid til at komme i praktik på nogle arbejdspladser, så jeg kan få nogle af vores arbejdsområder lidt mere ind under huden”, siger Nina Eg Hansen.

Dokumentationsbyrden

Den ny administrerende direktør er landet i et job, hvor den brændende platform er at få gjort noget ved dokumentationsbyrden i SOF. LFS har sammen med de øvrige faglige organisationer, HK, SL, Dansk Socialrådgiverforening og FOA-SOSU, i årevis presset på for at få ryddet op i det, der opleves som en række overlappende dokumentationsværktøjer og systemer, som ikke giver mening i det daglige arbejde.

Nina Eg Hansen sad da også ret hurtigt med resultaterne af henholdsvis en konsulentundersøgelse af det såkaldte Forandringskompas samt af en intern tidsundersøgelse, som skulle afdække hvor meget tid, der reelt bruges på at dokumentere.

Tidsundersøgelsen viser, at den gennemsnitlige medarbejder på et af SOFs tilbud bruger 18 procent af sin arbejdstid på at udarbejde dokumentation. 41 procent af tiden går til samvær med borgerne, mens yderlige 41 procent går til andre opgaver som administration, drift og så videre. Der er variationer inden for områderne. Der bruges eksempelvis væsentligt mere tid på dokumentation på misbrugsområdet, 27 procent, mens der kun bruges 10 procent på børne- og ungeområdet.

Oplevet tid – og reel tid

”Jeg ved, at resultaterne af tidsundersøgelsen kommer bag på nogen. Der bliver brugt mindre tid på dokumentation, end folk har regnet med. Men det er i sig selv interessant, at den oplevede tid fylder så meget mere end den reelle tid. Det kan være et symptom på, at medarbejderne ikke føler, at dokumentationen giver mening i deres daglige arbejde. Derfor har vi et problem, som der skal tages hånd om,” som Nina Eg Hansen siger.

De faglige organisationer har da også præsenteret forvaltningen for en række uhensigtsmæssigheder. Det er blandt andet flere forskellige handleplaner i flere forskellige systemer for de samme borgere. Der er også dobbelte kontrolbesøg på en række institutioner, som både er underlagt akkreditering og Det Sociale Tilsyn. Samtidig viste evalueringen af Forandringskompasset, som blev indført som obligatorisk redskab i 2012, at det på en række arbejdspladser har fungeret godt lokalt som dialogredskab mellem medarbejdere og borgere og mellem medarbejderne internt. Men at Forandringskompasset har vist sig mindre velegnet til at opsamle information til ledelse og politikere på Rådhuset.

Socialudvalg med på afbureaukratisering

Nina Eg Hansen leverede derfor i juni en indstilling til Socialudvalget, hvor nøgleordet var afbureaukratisering. Og indstillingen blev imødekommet.

Det væsentligste element imødekommer samtidig et forslag fra LFS, nemlig at der skal skabes en såkaldt Borgerens Plan, som samler al dokumentation om den enkelte borger i ét system. Alle medarbejdere omkring borgeren skal kunne bruge det samme system.

De faglige organisationer ønskede, at Forandringskompasset skulle være frivilligt. Det sker ikke helt. Men brugen kommer til at skifte karakter, så Forandringskompasset fremover kun skal bruges som en integreret del af borgerplanen. Det skal altså ikke længere bruges til at høste data til den administrative ledelse og politikerne. Akkrediteringssystemet bliver desuden forenklet, så centercheferne selv kan bestemme, om de institutioner, der også modtager Socialt Tilsyn, skal have akkrediteringsbesøg.

Nina Eg Hansen understreger, at der stadig vil være ting, der skal dokumenteres, fordi det kræves af lovgivningen.

”Men vi er i kontakt med både KL, Socialstyrelsen og ministeriet i håb om at få lavet reglerne om på misbrugsområdet, så området kan blive lettet for de meget store dokumentationsopgaver, som ikke er besluttet af kommunen, men som kommer udefra,” siger Nina Eg Hansen.

Man skal følge spillereglerne

Hun understreger, at hun ikke ser initiativerne som en krig for eller imod dokumentation.

”Dokumentation er kommet for at blive. Vi skal ramme en balance. Vi skal både tilgodese borgerens retssikkerhed og behovene for data til styring og ledelse, men vi skal også give fagligheden tilstrækkelig frihed. Det er især vigtigt på vores område, som er så mangfoldigt. Der skal være så få fælles krav som muligt, fordi der netop er ekstremt stor forskel på at arbejde med stofbrugere, udviklingshæmmede og hjemløse,” siger den ny direktør for SOF, som er smilende i sit udtryk. Men hun efterlader ikke tvivl om, at hun mener det, når hun siger, at hun forventer, at man overholder de spilleregler, der er.

”Hvis der er for mange regler, må vi arbejde på at forenkle regelsættet, så det ikke spænder ben for kerneydelsen. Men de regler, der er, skal overholdes.”

Det bliver svært

Afbureaukratiseringsprocessen kommer til at rulle gennem det næste år.

Den helt store opgave bliver at udvikle Borgerens Plan i samarbejde med medarbejdere og fagforeninger.

Der skal findes tekniske løsninger, og der skal arbejdes med at forbedre CSC, så blandt andet de lange svartider kan reduceres. Og så skal der arbejdes på at udvikle en ny økonomisk styringsmodel, som er mere enkel og retfærdig end BUM/VUM, og som er mindre ressourcekrævende at udarbejde.

Nina Eg Hansen har også ambitioner om at kunne bruge CSC til at høste data til ledelsesinformation, nu hvor det har vist sig, at Forandringskompasset er uegnet til formålet.

”Det bliver ikke en nem proces, men den er nødvendig. Man skal bare ikke gøre sig illusioner om, at man kan gøre op med unødig dokumentation en gang for alle. Det vil være en fortsat bestræbelse. Men en god start er, at vi bliver bedre til - også fra forvaltningens side – at reflektere over, hvad dokumentationen bruges til. Den skal give mening.”

Uden for bagindgangen holder manden på handicapscooteren stadig. Han har ikke fået nogen til at hente borgmesteren. Hverken han eller Nina Eg Hansen får øje på hinanden, og det er først, da det er for sent, at det går op for ham, at den lyshårede kvinde, der blev fotograferet på bagtrappen, faktisk var direktøren for det hele.

Hvem:

Nina Eg Hansen. 44 år.

Uddannet cand.scient.pol. fra Aarhus Universitet.

Har arbejdet som direktionssekretær i Danmarks Naturfredningsforening, kontorchef i Socialministeriet, børne- og kulturdirektør i Ringsted Kommune samt direktør i Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forhold.

Er gift med tidligere finansminister Bjarne Corydon med hvem, hun har fire børn i alderen 6 til 16 år. Bor på Amager.

Den godkendte indstilling:

1. Socialudvalget tager den interne tidsundersøgelse til efterretning.

2. Socialudvalget tager den eksterne evaluering af Forandringskompasset til efterretning.

3. Socialudvalget godkender, at Socialforvaltningen arbejder videre med udvikling af Borgerens Plan, som én fælles plan for myndighed og udfører, hvor Forandringskompasset er integreret.

4. Socialudvalget godkender, at Socialforvaltningen arbejder videre med politiske effektmål defineret af de politiske pejlemærker og ikke anvender Forandringskompasset til politisk tilbagemelding på aggregeret niveau.

5. Socialudvalget godkender, at Socialforvaltningen arbejder videre med forenkling af Akkreditering, herunder ændringer af bedømmelse, audit og navn samt reduktion af skriftlighed i ordningen.

6. Socialudvalget godkender Socialforvaltningens forslag til arbejdet med at reducere dokumentationen og øge tiden til det borgernære arbejde.