En god feedbackkultur er en kæmpe investering i arbejdsmiljøet
God feedbackkultur på arbejdet kræver, at man investerer tid og energi. Men indsatsen giver bonus i forhold til arbejdsmiljøet, når der er skabt en kultur, hvor man kan give feedback på stort som småt. Ida Gamborg Nielsen er ledelses- og organisationskonsulent og kommer med konkrete råd til, hvordan du giver din kollega feedback - også når det føles svært, kunstigt eller er nyt for jer begge.
Tekst: Signe Rosa Skelbæk.Illustrationer: Thomas Balle
Har du nogensinde haft en kollega, der ofte kom til at vrisse ad børnene? Eller som ikke løftede de opgaver, I havde aftalt? Eller som sprang over hvor gærdet var lavest? Eller har du modsat haft kolleger, som du beundrede, fordi de bevarede roen i pressede situationer, var utrolig gode til at se det enkelte barn eller meget omhyggelige med dialogerne med forældrene?
Disse situationer har de fleste prøvet, og når hverdagen er travl, er det ikke altid, man får talt om situationen med sin kollega.
Det er imidlertid vigtigt, at man kan give hinanden god og konstruktiv feedback, når man arbejder tæt sammen, siger Ida Gamborg Nielsen, der er ledelses- og organisationskonsulent i New Stories, og som har stor erfaring i at arbejde med dagtilbud.
En svær samtale
Ida Gamborg understreger dog også, at feedback kan være svær både at give og modtage, og at god feedback kræver, at man øver sig og har gode rammer for, hvordan man giver den, hvis modtageren skal få noget ud af det.
”Når jeg er ude i institutioner, ser jeg tit, at der er et mønster i, at kollegiale udfordringer løses ved at snakke med andre end den, det handler om, eller ved at man går til sin leder, TR eller AMR. Når man ikke går til hinanden, kan det skabe en kultur, hvor der ikke er tillid, og hvor man eskalerer nogle konflikter, der kunne løses, hvis man tog dem med personen,” siger hun, og pointerer, at det også gælder den anden vej rundt:
”Jeg er ofte også ude for, at kolleger heller ikke får sagt det til hinanden, hvis de oplever at noget fungerer særlig godt i hverdagen. Det er ærgerligt, for det er vigtigt for at forstærke arbejdsfællesskabet,” siger Ida Gamborg.
Feedback skal trænes
Naturligvis er det ofte vanskeligere at aflevere budskaber om noget, man ikke synes er i orden. Men hvorfor går man sjældent til den person, som konflikten eller udfordringen drejer sig om?
”Der er nok mange bud på, hvorfor det er så svært. Men når der ikke er en kultur for, hvordan vi taler sammen, når noget er svært, så kan det være ens egen konfliktskyhed, der kommer til at afgøre, hvordan man håndterer situationen. Mange af os bryder os ikke om konflikter, og man kan blive nervøs for, hvad det gør ved relationen fremover, hvis man går direkte til personen, det drejer sig om. Så der kan være meget på spil, når vi skal sige noget svært til hinanden,” siger Ida Gamborg Nielsen, og uddyber:
”Mange har også oplevelser i bagagen af, at man har forsøgt at give feedback, men at den ikke blev taget godt imod. Måske har man også prøvet, at man fik sagt tingene enten for hårdt, så det blev en direkte kritik, eller modsat at man pakkede det så meget ind, at pointen ikke kom frem. Feedback er jo en type kommunikation, man skal træne. Det er ikke bare noget, man nødvendigvis kan. Det er en kompetence ligesom så meget andet,” forklarer hun.
Det bliver personligt
Kunsten i at give feedback er også at holde sig til emnet eller situationen. Alligevel er det svært at holde feedbacken på kun det faglige plan, mener Ida Gamborg Nielsen.
”Vi er præget af, at vores identitet er koblet op på, hvad vi laver. Vores arbejde er en stor del af vores selvfortælling om, hvem vi er, så der kan være meget på spil, når vi får feedback. Feedbacken kan opleves meget personlig. Det mønster, som jeg særligt har lagt mærke til indenfor det pædagogiske område, er, at kulturen ofte er præget af meget privat snak og viden om hinanden. Selvom det er rart og hyggeligt, kan det ind i mellem gøre det svært i en professionel sammenhæng at tale med hinanden om noget, der er svært og udfordrende,” siger hun og kommer med endnu et bud på, hvorfor feedback er en svær størrelse i pædagogfaget:
”Udfordringen er også tit, at tingene når at hobe sig op, før man får reageret. Når man så endelig giver feedback til en kollega om noget, der ikke virker, kan man være så fyldt op, at det kommer ud på en måde, der bliver meget svær at modtage. Feedback skal ikke handle om, at man bare har brug for at komme af med noget. Det skal være en velovervejet samtale, hvor man har tænkt over, hvordan det kan modtages af kollegaen. Det må aldrig blive sagt i kampens hede, eller hvor børnene eller andre kolleger er til stede,” siger hun og anerkender, at det kan ske, fordi pædagogisk personale er presset og har travlt i løbet af dagen.
Den gode feedback
Selvom feedback er svær og krævende for alle involverede parter, så kan det lykkes at få skabt gode rammer på arbejdspladsen, der gør det lettere at få sagt tingene, inden de hober sig op.
”De steder, hvor de lykkes med en god feedbackkultur, det er de steder, hvor man har en leder og nogle tovholdere, der har skabt struktur for, hvordan og hvor ofte man giver hinanden feedback. Det kræver, at der bliver sat en god, fast og tryg ramme. Og så skal man selv huske, at måden, vi siger tingene på, ofte er vigtigere end det, der bliver sagt. Derfor skal du ikke give feedback, hvis du er oppe i det røde felt. Men det skal siges,” siger hun. For konsekvensen af ikke af give feedback til en kollega er, at man går og tumler med det selv, og det vil over tid gøre det noget ved den relation, man har til kollegaen.
”Det er med til at forme, hvordan du oplever din kollega. Du vil især lægge mærke til ting, der er forstærkende over for den oplevelse, du engang havde, men ikke fik talt om. Det er hverken fair over for din kollega eller dig selv,” siger Ida Gamborg Nielsen.
Husk at se indad
Inden du giver din kollega feedback, er det dog vigtigt at reflektere over, hvad du vil have ud af samtalen, understreger Ida Gamborg Nielsen.
”Handler det om, at du har et udviklingsønske for din kollega, er det en oplevelse, du har eller er der fagligt belæg for det, du vil sige – eller handler det om, at du bare skal læsse af? For hvis det er det sidste, så er det ikke længere feedback”.
Hun opfordrer til, at man er opmærksom på, hvad det især er, der kan få én til at reagere, for måske er der et mønster, man skal se nærmere på.
”Meget af den feedback, vi giver andre, handler også om os selv. Vi har alle triggerpoints eller ”blå mærker”, som er skabt af vores erfaringer. Derfor giver det altid mening lige at kigge indad og vurdere, hvad det er, det rammer i en selv. Det næste spørgsmål, du bør stille dig selv, er, hvad der er din intention med at sige noget,” siger hun.
Styrk det positive sprog
En af Ida Gamborg Nielsens kæpheste i kampen om at få skabt en god feedbackkultur er, at vi er for gode til at tale om det, som ikke fungerer, og ikke gode nok til at tale om det, som allerede fungerer godt.
”Vi har et virkelig veludviklet og rigt sprog for ting, der ikke virker. Du kender det helt sikkert fra dig selv, hvis du også har en tendens til at tænke over eller fokusere på de små ting, der ikke var gode nok. Vi taler ofte meget mere om en dårlig karakter end en god, og det afspejler sig i, at vi har et underudviklet sprog for det, der fungerer rigtig godt, og som vi gerne vil have mere af,” siger hun og forklarer:
”Resultatet af det er, at den positive feedback kan blive enormt generel og nogle gange overfladisk sammenlignet med feedback på det, vi gerne vil forandre. Og det er ikke altid konstruktivt, for ingen mennesker kan holde ud af at høre en hel liste med ting, der ikke virker, selvom du indleder med én ting, der var god,” siger hun.
”Den forstærkende feedback er den, der gør, at vi vokser. Derfor skal vi virkelig træne at kunne give den forstærkende feedback. Tal meget mere om, hvad I gør rigtig godt i jeres praksis, for den del skal I også udbygge og styrke, og det er de snakke, som skaber sammenhold og sammenhængskraft i arbejdsfællesskaber.”
Bliv på egen bane
Men hvordan gør man så, når man står i en situation, hvor det fx er nødvendigt at sige til sin kollega, at hendes dårlige humør spreder sig og skaber en trykket stemning på stuen?
”I stedet for at sige, at man synes, ens kollega virker sur, kan man sige, at man har lagt mærke til, at vedkommende ikke altid får sagt godmorgen, og at det gør, at man oplever det som om kollegaen ikke er i godt humør. Ved at tænke over, hvordan man formulerer sin feedback, kan man også afhjælpe, at ens kollega går i forsvarsposition og lukker ned frem for at lytte,” siger Ida Gamborg Nielsen.
”I stedet for at vurdere den anden, så kan man prøve at beskrive det, man oplever. Der er stor forskel på at høre ”du virker altid sur om morgenen” til at modtage ”jeg oplever, at når du kommer om morgenen, siger du ikke godmorgen, og det gør, at jeg oplever en dårlig stemning”.
Det er nemmere at modtage en beskrivelse end en bedømmelse,” siger hun og uddyber:
”Det er vigtigt at huske, at der er lige så mange opfattelser af virkeligheden, som I er mennesker på arbejdspladsen. I ser og oplever ting forskelligt, og det er det, der skal være fokus på, når I giver feedback. Uddyb, forklar og beskriv ud fra dit eget synspunkt, men vær også nysgerrig på, hvordan den anden oplevede situationen. I behøver ikke blive enige, og I behøver ikke have samme opfattelse. Men hvis man holder fokus på, hvad man selv oplever, og hvad det gør ved en selv, så undgår man også at ryge i en fælde, hvor man diskuterer, hvad der faktisk skete, og hvem der har ret.”
Modtagerens rolle
Man vil ind imellem opleve, at man står på den anden side, og at man er den, der skal modtage feedback fra en kollega. Det kan være en lige så ubehagelig og svær en situation som for den, der skal give den, og her er det vigtigt at huske, at man også selv må være med til at skabe gode rammer for samtalen.
”Som modtager af feedbacken har man selvfølgelig ret til at stoppe samtalen, hvis man oplever, at situationen bliver ubehagelig, eller at feedbacken ikke foregår et hensigtsmæssigt sted. Hvis feedbacken sker i en dårlig ramme, så kommer der alligevel intet positivt ud af samtalen, så bliver den ødelæggende. Man har også ret til at vende tilbage og bede om at snakke om tingene igen dagen eller ugen efter, eller når man er klar. Hvis man har det behov, men ikke benytter sig af den mulighed, så går man glip af at få mest muligt ud af den feedback og de gode hensigter, som ens kollega havde med at sige det,” siger Ida Gamborg Nielsen og tilføjer:
”Som modtager af feedbacken behøver man hverken forsvare eller forklare sig, og man må gerne stille spørgsmål, hvis noget er uklart. Det kan også give mening at spørge kollegaen, hvordan vedkommende vil foreslå, at du eller I ændrer på det fremover. Det er også helt i orden bare at sige tak for det og lade det synke ind, til man måske er klar til at tale mere om det,” siger hun.
Et fælles ansvar
Hvad enten det er nyt for jer at skabe rum for en feedbackkultur eller I allerede er godt i gang, så er det vigtigt at huske på, at vedligeholdelsen af et tillidsbaseret rum at give og modtage feedback i, er et fælles ansvar.
”Lederen har selvfølgelig hovedansvaret for at få skabt den gode feedbackkultur, men en leder kan ikke skabe den kultur alene. Alle har et medansvar for, hvordan man i arbejdsfællesskabet taler til og om hinanden. Derfor vil nogen også opleve, at hvis man er i en institution med meget mistillid og dårligt arbejdsmiljø, så kan implementeringen af fast feedback virke forværrende på arbejdsmiljøet, fordi der ikke er den fornødne tillid og et sprog for, hvordan man taler ordentligt og konstruktivt til og om hinandens praksis,” siger Ida Gamborg Nielsen.
”Er man derimod som institution i stand til at få skabt en fast ramme for hvordan, hvornår og på hvad I giver hinanden feedback, så kan det være med til, at man sammen får skabt et nyt og mere positivt sprog samt en større forståelse for hinanden, og det kan være styrkende, tillidsskabende og en rigtig god måde at få vendt en kultur på,” siger hun og understreger vigtigheden af at tage det fælles ansvar på sig:
”Alle har et ansvar for tonen. Hvis man overhører, at kollegaer taler grimt til eller om en anden, himler med øjnene eller ignorerer nogen, og man ikke siger fra, så er man med til at legitimere den tone på arbejdspladsen. Men først og fremmest skal hver enkelt have fokus på, hvordan de selv bidrager med en god tone, for ofte smitter det,” siger hun.
Øvelse
Mange kender den model, der hedder ”burgermodellen”, hvor man først siger noget pænt, så noget kritisk og til sidst noget pænt igen. Problemet med modellen er, at alle kun hører det negative og ikke husker det positive.
På et personalemøde kan I med fordel dele opgaven op og inddele jer i mindre grupper eller én til én, hvor I hver skriver to forstærkende feedback (det, der tidligere hed positiv feedback) på noget, I synes, fungerer i forhold til samarbejde og relationen eller på den faglige opgaveløsning. Herefter skriver I en justerende feedback (det, der tidligere hed negativ feedback) på noget, I ønsker anderledes eller forbedret i forhold det samarbejde og opgaveløsningen.
Aftal, om I giver feedback på noget fagligt eller samarbejdsrelateret. Det er vigtigt, at I er så detaljerede som overhovedet muligt. Uanset om du har arbejdet i institutionen i 10 år eller er nyansat, så kan du være med i øvelsen. Feedbacken må gerne være på helt små ting, du har observeret, fx at du lægger mærke til, at din kollega altid spørger, som du vil have en kop kaffe med.
Afsæt god tid til at tale punkterne igennem, og ligesom under skriveøvelsen holder I fokus på egen banehalvdel og på jeres sprog, signaler og hensigt. Det er helt normalt, at dette kan opleves unaturligt i starten. I er ved at øve jer på et nyt sprog og på en feedbackpraksis. Det tager tid.
Overvejelser inden du giver feedback
- Er du er rolig eller stadig ramt af den oplevelse, du vil tale med din kollega om?
- Tænk din feedback igennem: Hvad handler den om? Trigger den noget særligt i dig på grund af dine erfaringer eller tidligere oplevelser, handler den om noget fagligt eller noget helt tredje?
- Hvad vil du gerne have ud af samtalen med din kollega?
- Måden, du giver feedback på, er lige så vigtig som det, du vil sige, så tænk over, hvordan du formulerer dig, og hvad dit kropssprog udstråler.
- Vær tydelig omkring, hvad din feedback handler om: Opgaveløsningen eller samarbejdet.
- Hold dig på egen banehalvdel: Del dine oplevelser med udgangspunkt i dig selv og det, du oplevede. Undgå at vurdere, hvorfor din kollega gjorde, som hun gjorde.
- Inden du giver feedback, så spørg din kollega, om tidspunktet passer – eller hvornår I i så fald kan aftale at tale sammen.
- Giv din kollega mulighed for at vende tilbage senere eller dagen efter, hvis vedkommende ønsker uddybning eller blot har brug for at tale igen.