Er det OK, jeg er lidt gul i bussen i dag?
Personalegruppen i institutionen Krummerne på Nørrebro har via metoden STRUKTUR forsøgt at kortlægge, hvordan de bruger deres arbejdstid. Det har ført til beslutning om nyt mødeskema og ændring af en række rutiner. Det største udbytte er dog, at medarbejderne er begyndt at tale mere sammen om, hvordan de fordeler rollerne, så alle ikke behøver multitaske hele tiden.
Tekst: Anna Louise Stevnhøj
Skal vi nu effektivisere - igen?
STRUKTURprocessen blev introduceret af konsulent Charlotte Larsen fra MONDAYS på personalemøde i Krummerne 11. januar. Der blev delt ugeskemaer rundt, og alle stuer blev bedt om at finde en uge, hvor medarbejderne kunne udfylde skemaet.
Metoden virkede meget enkel, da den blev forklaret for medarbejderne i Krummerne. Alle medarbejdere fik udleveret et tomt ugeskema. Opgaven var at dokumentere en hel uge i 30-minutters intervaller: Hvornår laver jeg målrettet pædagogisk arbejde, hvornår har jeg pædagogisk opsyn, hvornår bruger jeg min tid på at samarbejde med forældre, talepædagoger etc., og hvornår er jeg praktisk gris, der vasker tøj eller rydder op. De enkelte opgavetyper skulle markeres med farveblyanter i farverne rød, blå, gul og grøn.
Det var en høflig, men afdæmpet personalegruppe, der lyttede til konsulent Charlotte Larsens instruktioner. Som en af pædagogerne sagde:
”Jeg gør alt, hvad jeg kan, for at få min ja-hat til at sidde rigtigt. Men jeg synes, det er svært at være i konstant effektiviserings-optimering. Og jeg synes, det er svært at tænke på, at den kvalitet, vi kan tilbyde børnene, skal brydes ned i 30-minutters intervaller.
Charlotte Larsen understregede, at tidsmålingsmetoden ikke handler om at finde minutter, hvor man kan løbe stærkere:
”Tvært om. Den her proces viser ofte, at vi er nødt til at sætte tempoet ned, skærme hinanden noget mere og måske vælge noget fra. Men det kræver fælles overvejelser og til- og fravalg. Det er det, der er pointen,” sagde Charlotte Larsen.
Vi multitasker vildt meget
Alle medarbejdere udfyldte deres skemaer i løbet af januar, og et stuemøde blev afsat til at gå skemaerne igennem sammen. På stuemødet på Gul Stue 26. januar kom det frem, at den største overraskelse havde været, hvor meget man multitasker i løbet af en dag. Det havde faktisk været svært at udfylde tidsblokkene med enten rød, blå, grøn eller gul.
Der var røde prikker, gule streger og grønne markeringer på de ugeskemaer, der blev gennemgået, da Lea, Mogens og Ulla fra Gul Stue holdt stuemøde sammen med konsulent Charlotte Larsen og pædagogisk leder Eva Gjøe.
Medarbejderne havde udfyldt hvert sit skema i den samme uge. Og det viste sig at være svært at afgøre, hvornår man havde lavet målrettet pædagogisk arbejde (rød markering), hvornår man havde ført pædagogisk opsyn (blå markering), og hvornår man havde samarbejdet. Og så var der alle de praktiske opgaver, som blev puttet ind imellem. Derfor var skemaerne mere brogede, end medarbejderne havde regnet med på forhånd.
”Jeg kan fx huske den her dag, hvor jeg var gået i gang med at lave fastelavnsmasker med en gruppe børn. Det er rødt for målrettet pædagogisk arbejde. Men så kom der en forælder, der afleverede sent, og som havde noget, hun gerne ville tale om. Så var jeg pludselig i noget grønt for samarbejde. Jeg kan også se, at jeg på mine skemaer har flere røde markeringer end Mogens, men det svarer ikke til den oplevelse, jeg har. Jeg synes ikke, at jeg har haft mere pædagogisk målrettet arbejde end ham,” siger Ulla.
Der var en særlig ting, der var fælles for de tre medarbejdere fra Gul stue, nemlig oplevelsen af hele tiden at skifte fra det ene til det andet.
”Jeg er blevet opmærksom på, hvor meget jeg multitaske, og hvor meget jeg hele tiden skifter rolle. Her har jeg fx markeret blå, fordi jeg var alene på legepladsen med en masse børn, så det var mest af alt opsyn. Men så fandt jeg alligevel tid til at være særligt opmærksom på en lille dreng og støtte ham i samspillet med de andre. Så der blev nogle røde prikker for målrettet pædagogisk oven i alt det blå,” fortæller Mogens, da han præsenterer sit ugeskema.
Vi snakker i farver
Personaledagen den 4. februar bar præg af de foregående ugers diskussioner af, hvornår noget var rødt, blåt, grønt eller gult. Der var ingen, der undrede sig over en sætning som ”Du kan godt arrangere en rød leg i det blå rum - også selv om du har gule og grønne striber.” Formålet med dagen var at få en fælles drøftelse af, om resultaterne af tidsmålingen pegede på nogle oplagte muligheder for at bruge tiden bedre - både på de enkelte stuer og i institutionen generelt.
Alle medarbejdere havde deres eget ugeskema - og alle stuer havde et fælles skema, hvor man kunne se fordelingen for samtlige medarbejdere. Nu var udfordringen at arbejde med, om noget kunne gøres bedre. Det foregik stuevis med opsamling i plenum, og en række af konklusionerne var nærmest enslydende:
”Vi pædagoger er gode til at multitaske. Men kvaliteten lider under det. Vi skal blive meget bedre til at fordele rollerne, så vi på skift kan fordybe os i det pædagogiske arbejde, mens en anden svæver mere over vandene og tager sig af lortebleer etc.”
”Vi skal blive meget bedre til at aftale, hvem der gør hvad, så der kommer mere ro over det hele, og så man med god samvittighed kan blive i den situation, man er i.”
Ideerne til ny og mere praktisk organisering stod i kø og blev overladt til TRIO-en, der fik som opgave at finde ud af, hvad der umiddelbart kunne gennemføres, og hvad der skulle arbejdes videre med.
Vi er blevet bedre til at fordele rollerne
Opsamlingen fandt sted på personalemøde den 7. marts. TRIOEN havde været i gang, og der var ændringer på vej som nyt mødeskema og ny personalehåndbog. Men alle var enige om, at den største ændring handlede om kommunikation og rollefordeling.
Det allermest konkrete resultat af processen stod allerede i forgangen, da der var opsamling på tidsmålingsprocessen: En spritny klapvogn med plads til fire vuggestuebørn. Det betyder, at flere medarbejdere kan tage på tur med vuggestuebørn.
De enkelte stuer kunne dog også rapportere om hverdagsforandringer, selv om perioden siden personaleseminaret havde været præget af sygdom, vinterferie og fastelavn:
”Vi er blevet bedre til at fordele rollerne, så vi ikke alle sammen lader os afbryde i aktiviteter med børnene, når der opstår noget praktisk. Vi er også blevet bedre til at italesætte rollerne, og vi har planer om at arbejde mere med det med at fordele roller på vores stuemøder.”
”Vi har været ret tilbøjelige til at tale i farver. Det er nemmere at sige, ”Er det OK, jeg er lidt gul i bussen i dag, end det er at spørge, om det er OK, at jeg sidder og bruger tid på at sortere fotos på iPad en i bussen i stedet for at være nærværende. Vi planlægger at blive mere bevidste om at organisere og lave nogle faste aftaler om, hvem der gør hvad - fx når alle børn skal på legepladsen. Det, tror vi, kommer til at give mere ro og overskuelighed i hverdagen. Men virkeligheden kommer også bare nemt i vejen, når der fx er sygdom, eller når vi løber end i dage med sprogtest, møder med eksterne og vejledning af studerende.”
”Vi har fået en meget større bevidsthed om vores roller, og det har konkret ført til, at vi har ændret vores rollefordeling ved måltiderne. I stedet for at alle voksne farer rundt og dækker op og hælder op, sidder alle på nær en ved bordet sammen med børnene, mens den sidste voksne ”serverer”. Det giver en helt anden ro."
”Vi har aftalt, at de to første, der møder ind, har en ”grøn samtale”, hvor de planlægger resten af dagen. Den tredje, der kommer senere, følger trop. Det giver mindre snak frem og tilbage og mere fokus på børnene. Vi har allerede brugt det en del om morgenen, og det fungerer rigtig godt.”
Udpluk af ideer fra tidsprocessen
- Morgen-åbnerne ser på personalesituationen i huset og sørger for at fordele, så enderne hænger sammen alle steder. Det vil betyde, at der skal aftales mindre frem og tilbage mellem stuerne i løbet af formiddagen.
- Bedre udnyttelse af sovevagterne i middagsstunden via babyalarmer, så tiden også kan bruges til praktiske opgaver som vask, papirarbejde mv.
- Nyt mødeskema, hvor ingen får fri før 13.30: Mulighed for stuemøder mv. i middagsstunden.
- Fælles fredag på tværs for alle vuggestuegrupper med rulleplan for hvem, der står for sange, aktiviteter og det praktiske. Det vil betyde en rollefordeling, så der er overskud til, at nogen kan fokusere på aktiviteterne, mens andre kan stå til rådighed for bleskift etc.
- Fast rollefordeling så en medarbejder tager al forældrekontakt om morgenen/eftermiddagen, ens en anden kan være nærværende i forhold til børnene.
- Få drøftet husregler om at tage på tur - kan det gøres anderledes?
- Sikre, at der altid er en ”rød” medarbejder også til det sidste barn, det vil sige sikre, at der er en voksen, der har fokus på at være pædagogisk nærværende - også sidst på dagen. Det skal være aftalt på forhånd, hvem der sørger for alt det praktiske.
Pædagogisk leder Eva Gjøe om processen:
”Vi har ikke fundet en masse skjulte timer. Det havde jeg heller ikke forventet. Men der er opstået nogle meget gode og konstruktive drøftelser om, hvordan man samarbejder, og hvordan man tænker pædagogikken ind i hverdagen. Jeg har personligt fået en del aha-oplevelser om, hvordan vi tilrettelægger vores hverdag, og jeg har fået materiale til at blive en bedre sparringspartner. Det gør indtryk på mig, hvor forskelligt medarbejderne opfatter de enkelte situationer. Det er meget tydeligt, at stuemøderne skal prioriteres, så de får mere tid til at diskutere den helt grundlæggende praksis - som fx om måltiderne er pædagogiske aktiviteter, pædagogisk opsyn - eller bare praktisk arbejde.”
Processen
STRUKTURprocessen har som formål at hjælpe personalegrupper med at finde ud af, om de kan flytte sig bedre for hinanden og få mere ud af den tid, de har.
Processen er udviklet af konsulent Charlotte Larsen, MONDAYS, for Københavns og Roskilde kommuner. Processen er en del af FIRE-værktøjskassen, som også MENINGprocessen er en del af. Godt ti daginstitutioner samt 7 ledelsesteam i København har gennemført processen.
En del pædagogiske konsulenter er trænede i metoden, og tanken er, at lederne og medarbejdergrupperne kan få processtøtte fra deres pædagogiske konsulent.
STRUKTURprocessen er emnet for LFS TRIO møderne i efteråret 2017.