Albatros og trio

Viden sat i system

Bostedet Albatros i Sundbyvang har sat informationen til nyansatte og vikarer i system. Korte informative foldere om samarbejdssystemet og sikkerhedssystemet, om krav og viden til nye pædagoger og vikarer er nu inspiration for det nye center, som de efter strukturændringen er blevet del af. Og flere foldere er på vej, bl.a. om trio-samarbejdet og om tillidsrepræsentantens rolle.

Tekst og fotos: Elisabeth Lockert Lange

At struktureret information og viden er særlig vigtig på et stort bosted, hvor de ansatte arbejder på skift og ikke ser hinanden hver dag, men alligevel skal være i god kontakt om beboerne, ja det blev bostedet Albatros klar over for mere end ti år siden. Så det gjorde de noget ved.
Ud over bostedslederen er det pædagog og tillidsrepræsentant Wivi Rosenkilde og pædagog og sikkerhedsrepræsentant Lasse Ræbild, som har stået for Albatros’ særlige systematiske information.

Med andre ord de tre personer vi i dag kender som trio’en. Og netop en velfungerende trio er baggrunden for det konstruktive og produktive samarbejde.
Både tillidsrepræsentant og sikkerhedsrepræsentant er ”gamle i gårde”, Wivi Rosenkilde har været tillidsrepræsentant siden 97, og Lasse Ræbild sikkerhedsrepræsentant siden 94.
De er begge stærke tilhængere af trio-samarbejdet, som de beskriver som rigtig godt på Albatros. Et meget vigtigt samarbejde, fremhæver de.

”Selvom sikkerhedssystemet er lovbestemt, og tillidsrepræsentanten er en del af aftalesystemet, så hænger indholdet i de to roller sammen. Meget lapper over hinanden, især på hele det psykiske arbejdsmiljø”, fortæller Lasse Ræbild.
Deres første informationsfolder var en omfattende checkliste for pædagoger i Albatros. Den er rettet til arbejdet med nyansatte, sådan at de ansatte løbende udfylder i checklisten, hvad de hver især har talt med den nyansatte om. Når en anden medarbejder møder ind og overtager ansvaret, så ved de via check-listen hvad den nyansatte har været igennem af vigtig viden og så fortsætte derfra.

Checklisten handler om alt fra etisk kodeks, nattevagtsbeskrivelser, pædagogik og beboermedindflydelse til brandmappe, overfaldsalarm og løfteteknik. For blot at nævne nogle punkter. Med andre ord en systematisk sikring af at den nyansatte får alle de oplysninger, som er nødvendige for at kunne indgå i arbejdet på Albatros på en ordentlig måde.

Foldere

Efter den første checkliste kastede bostedet sig ind i et større projekt med det formål at opkvalificere arbejdet med stedets vikarer.
Dette projekt var Wivi Rosenkilde primus motor i, og det mundede ud i flere initiativer. Dels en kontaktpersonordning, dels en folder til vikarer, som bl.a. fortæller om de krav og forventninger, som bostedet har til vikaren, stedets målsætning, og hvad det selv tilbyder. Desuden blev der udarbejdet en checkliste til vikarer på linje med den, der var blevet lavet til pædagoger.

”Det er vigtigt at vikarer bliver ordentligt klædt på til at være  her. Med det formål førte projektet til både kontaktpersonordning, pjece og checkliste, om både det praktiske og pædagogiske.
Vi har struktureret det sådan at én pædagog har ansvar for to vikarer, og vedkommende er hele tiden ajour med vikarerne.
Når der er vagtskifte om eftermiddagen, og vikarerne er jo ofte på arbejde eftermiddag og aften, så taler vi med dem om dagen og eventuelle særlige tiltag der har været. De har ikke et dybt kendskab til det hele, men det er vigtigt at sørge for at de er klædt på til at være her. Så har beboerne det også bedre”, siger Wivi Rosenkilde og tilføjer:
”Vi har så stort behov for systematiske og mange informationer, først og fremmest fordi vi er et døgnsted. Personalet skifter vagter, så en vikar vil blive introduceret af én person og er så måske sammen med forskellige andre resten af ugen. Checklisten gør at vi alle kan se, hvem der har givet information og præcis hvad de har talt om, og så kan den næste følge op på det, så der ikke opstår huller.”

Og det er netop i forhold til vikarerne at betydningen af disse foldere og checklister især kan ses – og ses positivt, vurderer Wivi Rosenkilde.
”Hvis vikarer er alene, og det kan jo ske ved fx sygdom, så skal de kunne klare sig i en akut situation. De skal ikke behøve at ringe hjem til os, men skal selv vide hvordan de handler, og det gør de.”

Siden vikarprojektet er der yderligere kommet en folder om samarbejdsudvalget, dets funktion, formål og beføjelser og om sikkerhedsgruppen, hvem den er, hvad den laver, og hvad medarbejderen kan bruge den til.
”Vores ledelse har helt fra starten gerne villet strukturere informationen, gøre den brugbar og sikre at den hele tiden er opdateret. Fx i forhold til sikkerhedsarbejdet arbejder vi ud fra en APV med de mål vi har sat os for dette år. Folderen giver nyansatte denne information og alle andre holdes også løbende orienteret. Og checklisterne er rigtig gode, for på en arbejdsplads som vores er der så meget at tage hensyn til”, siger Lasse Ræbild.

folder om tr og trio pÅ vej

Lige nu arbejder trio’en med nye foldere.
”En folder om tillidsmandsfunktionen er på vej. Med information om hvilken rolle tillidsrepræsentanten har, hvad der ligger i funktionen, og hvorfor den er vigtig. Og hvad medarbejderne kan bruge tillidsrepræsentanten til”, fortæller Lasse Ræbild.
På tegnebrættet ligger også en folder om trio-samarbejdet, om hvad trio’en har af opgaver, hvad samarbejdet omfatter og ikke omfatter, hvilken kompetence trio’en har, hvad den kan bidrage med etc. etc.

Og så er der en sidegevinst ved at arbejde med dette område og udarbejde denne type foldere, peger Wivi Rosenkilde på:
”Når man arbejder med og skriver disse foldere, så går man samtidig dybt i sit arbejde. Man er nødt til at finde essensen af hvad arbejdet er, essensen af hvad vi laver, for at udarbejde dem.”
Desuden giver de folk tryghed, er deres erfaring, supplerer Lasse Ræbild:
”Informationer og checklister giver tryghed, at have rammer giver tryghed. Det giver mindre stress, og det betyder at folk tør stille spørgsmål, også vikarer og studerende. Og vores systematiske måde at informere på synliggør tingene.”

Det er da heller ikke kun Albatros selv, der er glade for systemet. Både på LFS’ trio-møder og i det nye Center (Center 2 for variable boformer) har informationssystemet været ”på”.
På trio-møderne fortalte de om deres information og viste pjecerne, som de håber kan inspirere andre.
”Vores ledelse er åben over for trio-samarbejdet og giver plads til det. Det var godt at være sammen med andre kolleger, og møderne var inspirerende. I det nye center har det også været omtalt, og de er meget begejstrede for vores systematik. Man vil nu i fællesskab tage vores system op og lade vores foldere inspirere de andre til at lave noget tilsvarende, men tilpasset det enkelte bosted.”

trio-samarbeJdet

Trio-samarbejdet i Albatros fungerer godt og har gjort det i en årrække.
”Vi oplevede at vi manglede klarhed. Det psykiske arbejdsmiljø kikser, hvis man ikke ved, hvor man går hen, hvilke kompetencer man har og hvilke rettigheder. Især er der problemer hvis samarbejdet mellem sikkerhedsrepræsentant og tillidsrepræsentant mangler, fordi vi i så høj grad lapper over hinanden, vi har forskellige vinkler på arbejdsmiljøet, men det lapper over.
Samarbejdet hjælper til at undgå misforståelser”, siger Lasse Ræbild.
Trio’en arbejder med meget andet end informationssystemet.
Bl.a. har de udarbejdet seniorpolitik, trivselspolitik og stresspolitik. Desuden arbejder de løbende med checklisterne, målsætninger, magtanvendelse og meget andet.

”Og fordi vi er på de poster vi er og har været der så længe, så har vi en viden, som vi kan bruge, når vi diskuterer politikker”, mener Wivi Rosenkilde.
De har samtidig kontakt med alle på bostedet, forsikrer de to medarbejdervalgte, for der holdes et fælles møde for alle medarbejdere på Albatros én gang om måneden. Og der bliver det hele diskuteret. Samme dag holdes et samarbejdsudvalgsmøde, sådan at informationen kan bredes ud og bringes videre fra det ene til det andet med det samme. Trio-møder holdt de i starten hver måned, nu er det hver anden.

På de månedlige fællesmøder for hele institutionen er der altid to faste punkter, nemlig sikkerhedsarbejdet og tillidsarbejdet.
Nogle gange er der meget, og så informerer sikkerhedsrepræsentanten eller tillidsrepræsentanten om fx løn eller seniorpolitik eller hvad det kan være. Andre gange er der meget lidt. Men lidt eller meget, så er det to faste punkter.
”Vi skal hele tiden være opmærksomme på at der er et godt arbejdsmiljø, og vi kan ikke lave alt med den mængde skriftlighed der kræves af os nu. Vi er pressede i hverdagen”, siger de to pædagoger.

Derfor har de valgt nogle strategier. De sikrer at der holdes pauser, som ikke er en selvfølgelig kultur inden for området. Når de lapper over morgen, aften og eftermiddag aftaler de hvornår hver enkelt kan gå fra til pause, for pauser er et effektiv middel til at lade op, og ”falde helt ned” i et arbejde hvor de psykisk er meget på. Albatros har også indkøbt en massagestol, der kan bruges af personalet til pauserne for at højne arbejdsmiljøet.
Og så skærer de nogle af de praktiske opgaver fra, bl.a. mad og tøjvask.
”Det har vi lagt ud af huset til fordel for at lave den pædagogiske opgave. Den er det vigtigste at prioritere.”