Sammenlægning

Af Elisabeth Lockert Lange

Når 3 bliver til 1

Tre daginstitutioner i Borgervænget er i fuld gang med at forberede deres sammenlægning til én stor 0 til 14 års institution. Det lyder heftigt, og det stiller da også nogle høje krav til både de ansatte, forældre, forvaltning og politikere.

Mens ansatte og forældre har taget politikernes beslutning til sig og arbejder konstruktivt og visionært med at få sammenlægningen til at lykkes, så mangler forvaltning og politikere at træde i karakter for alvor. Hvis der skal være hold i deres ord om at hele denne manøvre ikke kun er en besparelse, men at de også vil skabe gode, ja endnu bedre daginstitutioner, så skal de vise det nu ved at give de tre institutioner de fysiske rammer til at kunne opleve sig som én. Selvom det betyder en udgift her og nu.

Det var ikke noget de tre velfungerende daginstitutioner i Borgervænget på Østerbro selv havde besluttet. Sammenlægningen af de tre institutioner til én stor institution blev besluttet oppefra af Børne- og Ungdomsudvalget.

Alligevel reagerede alle tre personalegrupper, da beslutningen var endelig efter høringsfristen udløb, med en konstruktiv tilgang og et både visionært og praktisk arbejde. For målet var de ikke i tvivl om: at gennem sammenlægningen at skabe om muligt endnu bedre muligheder for børn, forældre og personale, gennem et helhedssyn på barnet med tryghed og omsorg under hele barnets opvækst.

Med den tilgang kan det kun gå godt – og sådan lyder det da sandelig også, når man taler med tre vigtige aktører i arbejdet fra hver af de tre ”gamle” daginstitutioner, leder Birgitte Olsen fra vuggestuen Anemonen, tillidsrepræsentant Eva Pedersen fra vuggestue/børnehaven Valmuen og sikkerhedsrepræsentant Christina Holm Nielsen fra den integrerede 6-13 års institution Kornblomsten.

Den fremtidige institution, hvis kommende navn lige nu er i spil hos både børn, personale og forældre, bliver på 220 børn fra 0 til 14 år med 40 personaler. Den 1. april er den en realitet.

En sådan proces kræver noget af både de ansatte, af forældrene og af forvaltningen.
Trods meget forskellige udgangspunkter er de ansatte i fuld gang – og med fuld opbakning fra forældrene – med at skabe denne store og fælles arbejdsplads. Et omfattende arbejde i et antal arbejdsgrupper med hver deres tema (se boks) er i gang for at nå målet og visionerne om at gøre denne sammenlagte institution til ligeså velfungerende, ja om muligt endnu mere, end de tre ”gamle” var. Det arbejde vender vi tilbage til.

Det kniber mere med det, som forvaltningen med al rimelighed burde levere, nemlig de gode rammer for at skabe et fællesskab.

Alle medarbejderne i de tre fysisk adskilte institutioner har nemlig et meget stort ønske om et fælles storrum, hvor de alle kan mødes, til forældremøder, til personalemøder, måske til teater og musik.

De tænker det som en slags fælles indgang koblet med en form for samling af de tre huse, så børn og voksne kan gå tørskoet fra en ene del af den kommende store fælles institution til den anden. Et fælles hjerte i midten af de tre huse. Netop det ønske har de alle tre givet klart udtryk for i deres høringssvar.

En hall?

Kom det bag på forvaltningen at en stor fælles institution forudsætter at det samlede personale rent faktisk kan mødes? Og at man skal kunne gå fra den ene ende af arbejdspladsen til den anden uden at skulle have regnstøvler på? Det kunne godt se sådanud. På et møde med forvaltningsfolk for ganske nylig var de ganske tydeligt ”ikke klædt på”, som leder Birgitte Olsen udtrykker det. I modsætning til de tre institutioners repræsentanter.

”Vi havde en fix og færdig plan, som vi havde arbejdet med i byggearbejdsgruppen og talt med forældrene om, og vi havde lavet en skriftlig beskrivelse og begrundelse for et storrum. De forvaltningsfolk, der mødte op, havde ingen bemyndigelse til noget som helst, de måtte kun se på eksisterende rum, og kun rent personalerettet. Det vi ikke havde i forvejen, skulle vi ikke have. Og de havde ingen tegninger med, som kunne bruges. Vi var ærgerlige over at de var så dårligt forberedte, men vi satte os sammen og så på eksisterende rum og klippe-klistrede. Det kan ikke lade sig gøre uden en vis tilbygning som indgang og samling."

Forvaltningens folk er nu gået hjem for at regne på pris over det langt mere beskedne udkast til en slags fælles indgang/hall og gennemgang mellem husene. Hvor dette lander er endnu uafklaret.

Men de tre pædagoger undrer sig over at politikere sætter en så omfattende proces i gang og så ikke forventer at der skal laves noget som helst om.

”Der synes vi at politikerne går galt i byen. De har valgt at vi skal være én institution, men så skal vi da også være det! Vi lægger energi i det, men hvis vi ikke engang kan holde pause sammen, så gør det jo ingen forskel”, siger de med en vis harme. Reaktionen fra forvaltningen understreger for dem at sammenlægningsrunden handler om besparelse.

”Det er den største sten i skoen. Vi vil at det skal lykkes, vi bruger masser af energi på det, vi arbejder virkelig med det, og så vil de ikke give os penge til at skabe den fælleshed. Det er rigtig trist, hvis det her ikke løses”, siger Birgitte Olsen.

”Undervejs i mødet sagde de flere gange ”det gør vel ikke så meget”, men det gør det jo. Rammerne betyder noget. Når de er gode så giver det en helt anden arbejdskvalitet”, siger Christina Holm Nielsen og trøster sig med at forældrene helt sikkert kommer på banen, hvis forvaltningen ender ud med at foreslå et halvtag…

Ledelsesforsøg?

De tre institutioner i Borgervænget har til gengæld været forskånet for nogle af de værste konfliktpunkter i en sammenlægning. Først og fremmest var der ingen kamp om lederstillingen, kun én ville have den, og alle ville have hende, og det selvom de kom fra tre meget forskellige ledelseskulturer.

Derimod er den kommende ledelsesstruktur ikke afklaret. Medarbejderne i alle tre institutioner ønsker en ledelsesstruktur med en leder og tre pædagogiske afdelingsledere frem for en leder og en souschef. Om de kan få det er også uafklaret. Men netop disse to punkter, fællesrummet og ledelsesstrukturen var præcis det, som alle tre institutioner stillede som betingelse i deres høringssvar, hvis en sammenlægning skulle blive en realitet og en succes.

De tre institutioner har også været forskånet for heftige værdikampe. De opdagede til deres glæde og lettelse at værdimæssigt og pædagogisk stod de ikke langt fra hinanden. Det ved de, for det var der de begyndte deres arbejde, da beslutningen fra højeste sted om sammenlægning først var truffet.

Men allerede inden politikernes beslutning havde tillidsrepræsentanterne taget initiativ til et møde med alle medarbejdere og med deltagelse af repræsentanter fra LFS. Formålet var at rydde så mange usikkerheder af vejen som muligt – uanset hvad udfaldet ville blive. Fremmødet varierede dog meget ud fra den meget forskellige holdning, som hver enkelt institution havde til sammenlægningen.
”Men da beslutningen først var truffet deltog alle helhjertet og med energi i processen”, siger Birgitte Olsen.

Og så gik de i gang med arbejdet. Først hver for sig.

”Hver især brugte vi en pædagogisk dag og et personalemøde på at kortlægge og diskutere vores værdier og kultur. Besluttede hvad vi ville have med, og hvad der var til forhandling”, fortæller Eva Pedersen.

Arbejdsgrupper

Fra starten af processen hyrede de en konsulent for de penge, som forvaltningen stillede til rådighed til netop det. Valget faldt på Ebbe Søgaard, som de mødte på et fællesmøde arrangeret af bydelens tovholder for sammenlægningerne – et valgt de ikke har fortrudt. Han har deltaget i deres møder og sammen med ham lagde de ud med en fælles pædagogisk dag for den kommende institution. Hvor også LFS deltog.

Her kom rigtig meget usikkerhed, mange bekymringer og mange frustrationer på bordet. For selvfølgelig er folk rystede i starten, skal igennem en fase, hvor de tænker over, hvor de selv er i det. Indtil der falder mere ro over det.

”Jeg havde næsten glemt alle frustrationerne i starten, fordi vi nu er så langt i processen”, ndskyder Eva Pedersen smilende. ”Men vi i Valmuen havde en meget slemt periode på nogle uger, hvor vi var uden leder, uden dialog med forvaltningen, og uden at vide hvad der skete. Det var kke godt nok. Da var det LFS, vi talte med. I det hele taget har vi brugt LFS meget, vi har fået mange informationer fra fagforeningen og ikke fra forvaltningen. Og vi har fået god støtte.”

På dette møde startede det fælles fremadrettede energigivende arbejde med den nye institution. Her blev alle de værdier, de hver især lagde vægt på, samlet og struktureret og grupperet efter tema. Og derefter nedsatte de en række arbejdsgrupper, der afspejlede disse temaer, seks i alt. En koordineringsgruppe, en overenskomstgruppe, en byggegruppe, en ledelsesgruppe, en pædagogisk gruppe og en fest- og traditionsgruppe. Sammensat sådan at så mange forskellige mennesker som muligt er med i arbejdet.

Inden da havde alle medarbejdere været til en samtale med deres leder. Der kunne de komme af med deres bekymringer for fremtiden, og de kunne fortælle, hvad de absolut ikke havde lyst til, og hvad de gerne ville prøve fx en ny børnegruppe. Det var værdifuldt, og det gav nye muligheder, da den samlede institution skal have en anden fordeling af børnegruppen end de tre tilsammen har nu. En vuggestuegruppe bliver nemlig nedlagt.

”Samtidig har jeg undladt at besætte et par ledige stillinger, sådan at der er fuldstændig tryghed omkring at der er plads til alle. Også når vuggestuegruppen nedlægges”, præciserer Birgitte Olsen.

Siden dette grundlæggende arbejde fandt sted i slutningen af januar har de enkelte arbejdsgrupper kørt. Og som en naturlig del af processen har de informeret alle, personale som forældre om deres arbejde, bl.a. via en hjemmeside.

Integrationen er med andre ord godt på vej, bortset fra de begrænsninger der ligger i ikke at have et fælles rum. De tænker på hinanden som kolleger, og de er så småt i gang med at agere fælles. Bl.a. er der et vist samarbejde på tværs af børnehave og fritidshjem om morgenåbning.

”Men vi tager det lidt efter lidt og stille og roligt. Det er vigtigt, så vi vænner os til at være ét. Vi prøver noget og ser, hvordan det går. Og hvis vi har besluttet noget, og det ikke fungerer, så beslutter vi det om”, siger Birgitte Olsen.

Visioner

At have visioner for den nye institution er vigtigt for dem alle. De ved godt at politikernes overordnede mål med sammenlægningen er besparelse, men det anfægter dem ikke. Deres mål er at videreudvikle tre gode daginstitutioner, så den nye skaber endnu bedre udviklingsmuligheder for personalet, fagligt som menneskeligt.

”For vores fokus er først og fremmest at det skal være godt for personalet som ét hus, for så fungerer det også for børnene”, vurderer Christina Holm Nielsen.

De vælger med entusiasme at se alle fordelene i en ny samlet institution. At det er fantastisk for dem som personale med en 0-14 års institution, så de kan følge børn og forældre i et så langt forløb. At det er fantastisk for forældrene at deres børn får den fine sammenhæng.

Og så er de i øvrigt slet ikke færdige med at formulere visioner. Men de har valgt at sætte en række livskraftige skibe i søen, bl.a. en kompetencebank.
”I den samler vi alt, hvad vi i fællesskab har af interesser og kompetencer. Det giver gode muligheder for at samarbejde på tværs. Og det er noget børnene også vil få stor glæde af”, siger Eva Pedersen.

De har også valgt ikke kun at mødes i arbejdet. Der skal også være plads til fælles festlige lejligheder.

”Fredagen før den tirsdag, hvor sammenlægningen er officiel, spiser vi sammen. Og om mandagen holder vi lukket med en praktisk dag, hvor vi forbereder markeringen af dagen efter hvor vi er én institution”, siger Birgitte Olsen.

Hverdag fortsætter

I alt dette er forældrenes opbakning alfa og omega. Og den har de, en meget fin opbakning.
”Forældrene ser fordelene i det, sikkert også fordi det er vores tilgang, og så viser de meget stor omsorg for os. De ved jo at hvis vi har det godt med det, så får deres børn det også”, siger Eva Pedersen.

Der er i øvrigt nedsat en stor overgangsbestyrelse med forældre fra alle tre institutioner, til at sikre dialog og medindflydelse. Lysten til at deltage der har været stor.

Forældrene sætter også stor pris på at alle tre institutioner fortsætter deres hverdag og deres aktiviteter ganske som tidligere.
De enkelte fokuspunkter bliver en del af den kommende helhed. Det kan lade sig gøre fordi de fra start har valgt at bruge vikardækning til møderne om sammenlægningen. En pose penge fra distriktet går til det. Og så har de valgt at lægge møderne på samme ugedag, sådan at de kan få samme vikar.
”Det kan vi godt anbefale. For selvfølgelig har vi alle sammen frygtet at der ville gå mange børnetimer til dette”, siger Christina Holm Nielsen.

”Og så er det så vigtigt for os at arbejde med børnene, have visioner for børnearbejdet. Det er jo det stof, pædagoger er gjort af, at vi vil noget med de børn. Det er vigtigt for os at alt ikke ender i sammenlægning, men at vi kan tage pauser fra det arbejde.

Ellers mister vi energi”, fortæller Birgitte Olsen og tilføjer: ”Man skal også gøre sig klart og sige højt at dette kommer til at tage tid, og det er vigtigt at tage sig god tid, så alle får ejerskab, og så mange som muligt kommer med i arbejdet. Beslutningerne skal ikke bare tages i en snæver gruppe, de skal være fælles.”

Hvis man skal dømme efter stemningen mellem de tre pædagoger fra hver deres institution, så bliver denne sammenlægning en succes. Fordi de har satset så konsekvent og konstruktivt på det personalemæssige.

Hvad kunne have gjort processen lettere? ”At vores høringssvar blev taget alvorligt. Så alvorligt at vi havde fået et individuelt konkret svar hver især. I stedet blev vi en del af en opsamling. Den anerkendelse manglede vi, så vi følte os hørt.” ”Den lange tid det tager at få vores budget at vide, og vi ved det endnu ikke. Det er de længe om at melde ud, men mange beslutninger afhænger af det. At få besked tidligere om budget og normering ville kunne afværge både barrierer og frustrationer. Og det samme gælder ledersituationen, selvom vi godt ved at det også handlede om etik og regler, der skal følges.” ”Alt for lidt information fra forvaltningen til det menige personale. De ved ikke hvad der skal ske og har brug for at kunne gå til nogen med deres frustrationer. Nu bliver der lavet nogle møder i vores bydel for alle de berørte medarbejdere. Men det kunne med fordel have været gjort noget før.”

Gode råd * Lav først værdiarbejde hver for sig, det er et helt grundlæggende forarbejde. * Vælg at mødes hele personalegruppen helt tidligt i forløbet. * Brug en udefrakommende person til at styre processen. * Hold fælles personalemøder så tidligt som muligt, det afmystificerer. * Mød andre i samme situation, fx i fagforeningen. * Hold kontakt med vigtige instanser fx fagforeningen. Og til forvaltningen: * Ansæt en tovholder til at styre processen. * Tilbyd coaching og supervision til lederne

Arbejdsgrupper: Ledelsesgruppe: alle tre institutioners ledelser. Her udarbejdes først og fremmest forslag til kommende ledelsesstruktur, handleplan, og overordnet styring af sammenlægningsprocessen. Koordinationsgruppe: fungerer som midlertidigt samarbejdsudvalg. Her deltager ledelse, sikkerhedsrepræsentanter og tillidsrepræsentanter, og her koordineres de forskellige arbejdsgruppers indsats, pædagogiske dage etc. Byggegruppe: ledelse og sikkerhedsrepræsentanter deltager foruden forældrebestyrelsesrepræsentanter. Her arbejdes primært med fysisk indretning af ude- og indearealerne, herunder om- og tilbygning. Overenskomstgruppe: ledelse, tillidsrepræsentanter og sikkerhedsrepræsentanter arbejder her med regler og aftaler vedr. arbejdstider, ferieafholdelse, sygefravær, fælles personalepolitikker etc. Pædagogisk gruppe: er en meget blandet gruppe med en pædagogisk medarbejder fra hvert hus foruden ledelse. Der arbejdes med alle slags pædagogiske drøftelser. Fest- og traditionsgruppe: er også en meget blandet gruppe, som bl.a. har det nye navn som arbejdsopgave foruden forslag til fester og traditioner.