SÅDAN SKAL DER ANSÆTTES

Af Jan Trojaborg, næstformand i KFF, Fællesrepræsentationen i København og Frederiksberg

Vilkårlige ansættelser og manglende medarbejderindflydelse bør være fortid. De ansattes vilkår ved ansættelser og behandlingen af ansøgere er nemlig grundigt beskrevet i et nyt cirkulære fra Økonomiforvaltningen - cirkulære nr. 7/2010 af 2. juli.

Det er ganske forbløffende, at der ikke hidtil har været bindende centrale regler for ansættelsesprocedurer og for de ansattes rettigheder ved ansættelse af nye kolleger. Dette til trods for at kommunens syv forvaltninger og Borgerrepræsentationen har udformet ordrige personalepolitikker og i over 10 år haft et værdigrundlag, hvor medarbejderindflydelse hyldes.

Der skulle en pressesag til, før Økonomiforvaltningen fik udformet en sammenhængende og dækkende beskrivelse af en anstændig procedure. De kritisable forhold, der kom frem i forbindelse med besættelsen af fire stillinger i den nyvalgte overborgmester Frank Jensens sekretariat i vinter, førte til en meget kraftig kritik fra Folketingets Ombudsmand med opfordring til at rette op på den hidtidige praksis. Samtlige disse henstillinger er nøje fulgt, således at det foreliggende cirkulære bør danne baggrund for alle fremtidige ansættelsesforløb og studeres grundigt i alle samarbejdsudvalg. Cirkulæret kan findes på www.klf-net. dk under ´Løn og ansættelse´.

Medarbejderne skal med fra start til mål

Ledelsen på enhver kommunal arbejdsplads har pligt til at inddrage Samarbejdsudvalget (SU) til at fastlægge en ansættelsesprocedure, der dog kan variere afhængig af stillingskategorien. Der er ikke noget fastlagt krav om antallet af deltagende medarbejdere, men der bør tages rimelige hensyn til store medarbejdergrupper og til, at de ansatte, der skal arbejde tæt sammen med den pågældende, kan deltage. Medarbejderne skal medvirke under hele forløbet fra formulering af stillingsopslag, udvælgelse af ansøgere til samtale og gennemførelse af ansættelsessamtaler. Deltagerne i bedømmelsesarbejdet er rådgivere for den indstillende og ansættende myndighed. Til brug for denne udarbejdes der for hver sag en indstilling, der er nøje beskrevet i cirkulæret.

Hvert udvalg skal sikre sig, at ingen af deltagerne er inhabile.

Det er ikke tilladt at udtale sig om, hvem der har søgt stillingen, mens man i de fleste tilfælde godt må oplyse, hvor mange ansøgere der har været.

Den bedst kvalificerede

For at kunne ansætte den bedst kvalificerede ansøger til en stilling, skal der gøres en indsats for at tiltrække et bredt felt, hvoraf den efter en samlet vurdering bedste kan indstilles til ansættelse. Stillingen skal som minimum opslås på www.jobnet.dk og Københavns Kommunes hjemmeside. Men det bør overvejes, om andre elektroniske annonceringsmuligheder og eller annoncering i trykte aviser og fagblade skal tages i brug.

Annoncernes indhold og form afhænger naturligvis af stillingskategorien, men alle annoncer fra Københavns Kommune skal som bundtekst indeholde en formulering om, at kommunen betragter mangfoldighed som et aktiv.

Angivelser som ?Kvalificeret ansøger haves? eller lignende må aldrig anvendes, lige så lidt som en ledig stilling ikke må annonceres ved internt opslag.

Undtagelser for opslag er kortvarige vikariater, ferieafløsning og tilsvarende kortvarig beskæftigelse.

Ombudsmanden anbefaler, at ansøgningsfristen almindeligvis skal være på mindst 14 dage. Genopslag bør almindeligvis kun foregå, hvis man ved et fornyet opslag kan forvente ansøgninger fra flere kvalificerede ansøgere.

Genopslaget bør indeholde en tilkendegivelse om, at tidligere indgivne ansøgninger vil blive taget i betragtning, med mindre de tilbagekaldes.

Ansættelsesproceduren

De ansøgere, der efter en konkret vurdering skønnes bedst egnede, bør indkaldes til en ansættelsessamtale. Samtalen med ansøgerne sker med henblik på at skaffe et tilstrækkeligt sikkert grundlag for vurderingen af, hvem af ansøgerne der er den bedst egnede til stillingen. Der kan derfor ikke siges noget generelt om, hvor mange der skal indkaldes, men som tommelfingerregel kan man sige, hellere én for mange end én for lidt.

Kun i undtagelser som fx bortrejse kan samtaler foregå, inden ansøgningsfristen udløber.

Der kan i et ansættelsesforløb opstå et behov for at indhente referencer på ansøgere fra fx nuværende eller tidligere arbejdsgivere ? hvilket i adskillige tilfælde kan være ganske klogt. Her skal ansøgerens tilladelse altid indhentes. Såfremt der modtages nye, faktiske oplysninger, er der notatpligt. Hvis disse oplysninger er til ugunst for ansøgeren, skal denne partshøres.

Kortvarig beskæftigelse og konstituering

Offentligt opslag kan undlades ved kortvarige vikariater, ferieafløsning eller anden kortvarig beskæftigelse. En grænse på tre måneder anses for rimelig af hensyn til det administrative arbejde.

I den forbindelse vil det være hensigtsmæssigt for SU at udarbejde en mere enkel og mindre tidskrævende proces. Det er dog fastlagt i cirkulæret, at alle ansættelser er omfattet af reglerne om medarbejdermedvirken.

Konstitution eller konstituering kan kun foretages, hvis den er af kortere varighed. Dette er et elastisk begreb, men det strækker sig næppe over tre måneder.

Afslag

En begrundelse for afslag, der i sagens natur er et skøn, skal være korrekt i den forstand, at den er et udtryk for de forhold og overvejelser, der har ført til afgørelsen. Derfor er det en selvfølge, at det er de personer, der har deltaget i afgørelsen, som også formulerer eller godkender begrundelsen.

Omflytninger

Hvor det er sagligt begrundet, kan der ske omflytninger af personalet. Det kan forekomme ved omstruktureringer i kommunens forvaltninger og ved brug af interessetilkendegivelser fra den enkelte medarbejder. Ved større afskedsrunder skal medarbejderne forsøges omplaceret til andre stillinger i kommunen, således at færrest mulige afskediges.

Særlige forhold

I jobs, hvor den ansatte får direkte kontakt med børn under 15 år, er det lovpligtigt at indhente en børneattest.

Det er ikke tilladt at favorisere ansøgere på grund af alder, køn, etnicitet eller politisk overbevisning.

Der gælder særlige lovpligtige regler i forhold til handicappede ansøgere, hvorfor disse forhold i aktuelle tilfælde bør studeres i cirkulæret.

Straffede personer må ikke generelt udelukkes, men det skal konkret bedømmes, om det strafbare forhold har betydning for bestridelsen af jobbet.

Der er ikke krav om offentlige opslag ved flexjob og andre job i henhold til Det sociale Kapitel. Undtagelsen gælder også ved jobtræning, løntilskudsjob og lignende.

Opsagte, men endnu ikke fratrådte medarbejdere, bør opfordres til at tilmelde sig Københavns Kommunes gratis mailservice (jobagenten), der giver den pågældende besked, når der opslås job, som matcher den enkeltes ønsker og kvalifikationer.

Sov ikke i timen

Som medarbejder er det vigtigt at anvende disse regler, som nogle ledere omgår eller helt enkelt ikke kender. Det er derfor vigtigt, at SU?s medlemmer hurtigst muligt bringer dette meget væsentlige cirkulære på SU?s dagsorden, og at man her fastlægger nogle af de beskrevne procedureregler afpasset den pågældende arbejdsplads. De ansattes repræsentanter i et bedømmelsesudvalg har nøjagtig samme indflydelse som de øvrige medlemmer og bør tale på vegne af de ansatte. Medarbejderne har også ret til at erklære sig uenig i den afgivne indstilling med en klar begrundelse. Det kan have betydning for den besluttende myndigheds afgørelse.

Det er derfor en god idé, at tillidsrepræsentanten bruger den lokale klub til at være med til at formulere krav og forventninger til de forskellige stillingstyper. TR har også en vigtig rolle i at sikre, at ledelsen ved alle ansættelser anvender disse regler, der sikrer lige vilkår for ansøgere og giver de ansatte den medindflydelse, der er så væsentlig for et godt arbejdsmiljø.