Afbureaukratisering handler ikke bare om at fjerne opgaver

Forskeren Tina Øllgaard Bentzen har i samarbejde med Roskilde Kommune forsøgt at afbureaukratisere i kommunens daginstitutioner. I fællesskab har man blandt andet ændret tilsynet. Processen er stadig i gang, men resultaterne er gode.

Tekst: Signe Rosa Skelbæk

Kommunalvalget nærmer sig, og lokalpolitikere vil snart stå i kø for at love dig, at de vil være med til at fjerne og begrænse den bureaukratibyrde, som ansatte i offentlige institutioner kender alt til. I manges ører lyder det tillokkende, men bureaukrati er ikke bare bureaukrati, siger Tina Øllgaard Bentzen, der er postdoc på Institut for Samfundsvidenskab og Erhverv på Roskilde Universitet, og som forsker i blandt andet tillid og afbureaukratisering.

Hun står bag et forskningsprojekt, der baserer sig på et samarbejde med Roskilde Kommune, hvor man netop har arbejdet med at begrænse bureaukratiet i daginstitutioner. Men først må man fjerne fordommen om, at bureaukrati er bunkevis af ligegyldige regler, der kan fjernes fra den ene dag til den anden. For sådan forholder det sig ikke.

”Ofte er det sådan, at når du oplever noget som bureaukratisering, så er det ikke muligt bare at fjerne det, fordi det faktisk har en vigtig funktion, du ikke bare kan kaste ud ad vinduet. Fokus skal i stedet være på at bruge tid på det, altså at det bidrager til opgaveløsningen frem for kun at tage tiden,” siger hun.

Fjerne eller forandre bureaukrati

Projektet med Roskilde Kommune har kørt i op mod fire år og er stadig i gang. I starten var det vigtigt at få defineret, hvad der kunne gøres noget ved, og hvad der ikke kunne.

”Selvfølgelig kan man afbureaukratisere på den måde, at man fjerner en dokumentationsopgave. Men det er kun én type af afbureaukratisering. I Roskilde Kommune lavede jeg et overblik over 126 forskellige indsatser, hvor man har arbejdet med afbureaukratisering. 10 procent handlede om at fjerne noget. 65 procent handlede om at forandre noget. De sidste 25 procent kunne vi ikke rokke ved,” siger Tina Øllgaard Bentzen.

I casen med Roskilde Kommune var forvaltningerne også med i forsøget om at drosle ned på bureaukratiet, og det havde afgørende betydning for, hvad det var muligt at justere på ude i institutionerne. Konkret mødtes en tværgående gruppe fra hver forvaltning månedligt og kiggede på, hvad hver forvaltning kunne gøre for at sikre, at der gik mindst muligt tid fra kerneopgaven.

Slut med tidsrøvende tilsyn

På dagtilbudsområdet erfarede Roskilde Kommune, at især de pædagogiske tilsyn var en tidsrøver, som dagtilbudspersonalet havde svært ved at finde meningen med i hverdagen.

”Ønsket om at ændre på de pædagogiske tilsyn kom nedefra. Det pædagogiske personale gav udtryk for, at tilsynet ikke sagde noget konkret om dem og deres institution. Det blev oplevet som ikke-meningsfuldt, selvom alle var enige om, at funktionen er vigtig og naturligvis ikke må eller kan fjernes. Man har i stedet set på, hvordan man kan udføre tilsynet på en anden måde. Kommunen inddrog ledere, pædagoger, forældre og tilsynsførende i forvaltningen i en arbejdsgruppe, og de har været med til at designe et nyt tilsyn,” siger Tina Øllgaard Bentzen, der har fulgt projektet.

En invitation til at lære

”Før kom der en konsulent ud og lavede kortere observationer og interagerede ikke så meget med personalet. Det kunne opleves ubehageligt, og det pædagogiske personale følte sig ikke inddraget. Nu laver man flere typer af observationer. Der er fx en medarbejder fra institutionen, der bruger en halv dag på at observere, det samme gør lederen, og der kommer en udefra og gør det samme. Den udefrakommende kan være en konsulent, men det kan også være en leder fra en anden institution, afhængigt af hvad historikken i den konkrete institution er. Når der i stedet kommer en ud og observerer i en halv dag, så er der mulighed for at tale om tingene. Det bliver ikke en udefrakommende instans, der skal aflægge rapport, men en invitation til at lære,” forklarer Tina Øllgaard Bentzen.

Projektet tilrettes løbende, og man mangler endnu at finde ud af, hvordan parter fra forældrebestyrelsen kan bidrage, ligesom man endnu ikke har evalueret på, om det giver mere forældretilfredshed.

Motiveret til skrappere tilsyn

Det pædagogiske personale holder sig ikke tilbage med rosen, selvom der stadig arbejdes med en stærkere inddragelse af forældrebestyrelserne, fortæller Tina Øllgaard Bentzen.

”Pædagogerne er meget begejstrede. Før var det et planlagt tilsyn, nu er det et uanmeldt tilsyn, og det har aktørerne selv valgt. Ingen synes, tilsyn er en dårlig idé. Tvært imod giver personalet udtryk for, at det er en sikkerhed for dem, som de også bruger udadtil for at vise, at der er styr på tingene. Pædagogisk personale er jo ofte drevet af en stærkt faglig motivation og er meget interesserede i at udvikle deres pædagogik. Derfor er et læringsorienteret tilsyn en stor gevinst for dem, fordi de har mulighed for at snakke om deres faglighed frem for blot at modtage en envejskritik,” siger hun og understreger, at meget bureaukrati netop er udviklet langt fra feltet.

”Derfor er det motiverende for medarbejderne at være medskabende på de bureaukratiske spilleregler, de er underlagt.”

Styr på baglandet inden

Selvom flere kommuner efterhånden har givet sig i kast med den såkaldte samskabte styring, som bruges til at afbureaukratisere, er det ikke en proces, man klarer på et øjeblik.

”Før man går i gang, må man som institution have afklaret, at der er opbakning til projektet. Det kræver blandt andet, at ledelsen er klar til at afgive noget magt, og det kan ikke lade sig gøre i institutioner med stor mistillid eller mange konflikter. Det kræver også ressourcer, og at man investerer tid. Men man skal huske, at styringssystemer, der ikke virker, også kræver meget tid og energi,” siger Tina Øllgaard Bentzen.

”I Høje Taastrup Kommune, som er en af de andre kommuner, der har forsøgt at afbureaukratisere, erfarede jeg, at op imod 75 procent af de ting, som personalet syntes, var bøvlet, var noget, man selv kunne gå ind og ændre på. Det er ikke for at sige, at de sidste 25 procent ikke er vigtige, men man kan komme et godt stykke ved at gå i gang lokalt.”

Vil du vide mere?

Tina Øllgaard Bentzens bog fra 2020, ”Samskabt styring - Nye veje til afbureaukratisering”, er relevant for ledere, MED-repræsentanter, tillidsvalgte og øvrigt pædagogisk personale, der har interesse for, hvordan man kan gribe bureaukratibyrden an selv blot på institutionsplan.